Projektisuunnitelma

Opiskelijoiden on hyvä tehdä aina projektisuunnitelma. Suunnitelma auttaa opiskelijoita hahmottamaan, millaisista osa-alueista projekti koostuu ja mitkä kaikki tekijät vaikuttavat projektin kulkuun. Suunnitelman avulla he voivat myös varautua haasteisiin.

Projektisuunnitelmaa on hyvä myös tarkastaa ja päivittää ainakin kerran projektin kuluessa. Suunnitelman pitäminen ajan tasalla auttaa näkemään, mitä projektin aikana on opittu erilaisista työskentelytavoista. Projektisuunnitelman tekeminen valmentaa opiskelijoita myös suunnittelemaan tulevia projekteja esimerkiksi työelämässä.

Malli projektisuunnitelman sisällöstä

1) Projektin kuvaus 

• projektin tausta: miksi projekti tehdään?
• lopputuotteen kuvaus: mitä projektin tuotoksena syntyy?

2) Projektiorganisaatio

• projektiryhmän jäsenet
• roolit: mitä kunkin jäsenen vastuulle kuuluu?
• mahdolliset sidosryhmät, esim. kurssin opettajat, yhteistyökumppanit
• päätöksenteko: kuka tekee päätökset? onko esim. yhteistyökumppaneilla valtaa päätöksenteossa? miten päätökset tehdään? onko jollakulla veto-oikeus?

3) Projektin vaiheistus ja aikataulu

• projektin vaiheistus: millaisia työvaiheita projektissa on erotettavissa?
• aikataulutus: miten eri työvaiheet sijoittuvat kalenteriin? miten tiimin eri jäsenten työskentely ajoittuu?
• vinkki: deadlinet ja toisaalta lomamatkat ja muut poissaolot kannattaa heti merkitä yhteiseen aikatauluun

4) Tiedonhallinta 

• tallennuspaikat: minne projektin tiedostot tallennetaan?
• tiedostojen nimeäminen ja versiohallinta: miten dokumentit nimetään? miten eri versiot merkitään? 

5) Resurssit 

• projektin toteuttamiseen tarvittavat ja käytettävissä olevat resurssit, mm. laitteistot, ohjelmistot, työtunnit, taidot, ohjaus
• miten paljon työtunteja kullakin opiskelijalla on käytettävissä (1 op = 27 h)?
• budjetti: mitä kuluja projektissa on? miten paljon rahaa on käytettävissä?
• budjetin voi tehdä, vaikka projektissa ei olisi ulkopuolista tilaajaa eikä raha liikkuisi; näin opiskelijat hahmottavat, miten paljon rahaa projektin toteuttaminen vaatisi opintojen ulkopuolella

6) Viestintä

• viestintä projektiryhmän sisällä 
• viestintä sidosryhmien kanssa
• viestintäkanavat ja -vastuut
• projektissa voi olla myös erillinen viestintäsuunnitelma

7) Riskienhallinta 

• riskien tunnistaminen: mitä riskejä projektin toteutumiselle voisi olla?
• riskien ennakointi: mitkä ovat todennäköisimpiä riskejä? entä vakavimpia? miten toimitaan, jos riski toteutuu?
• vinkki! varahenkilöjärjestelmä varmistaa, että joku toinen ottaa aina kopin esimerkiksi sairastapauksissa - näin säästyy arvokasta aikaa

8) Projektin päättyminen

• aineiston säilyttäminen projektin jälkeen
• loppuraportointi
• oikeudet lopputuotteeseen (esim. maininta erillisestä sopimuksesta)