Word 2010 Järkevä käyttö omassa opiskelussa TEKSTISTÄ Tämä teksti on harjoitusmateriaalina tieto- ja viestintätekniikan kurssilla kasvatustieteen laitoksella Jyväskylän yliopistolla. Tätä tekstiä käytetään Word-harjoituksessa muokattavana tekstinä ja sille tehdyistä muotoiluista on tarkoitus oppia hyviä tekstinkäsittelytapoja. Teksti itsessään on laadittu niin, että se opastaa muotoilijaansa oikeaoppisen muotoilun tekemiseen. Teksti sisältää myös joitakin virheitä ja ylimääräisiä muotoiluja. Tekstin muotoilu aloitetaankin aina aiempien muotoilujen poistolla, jotta ulkoasun muokkaaminen on helpompaa. TEKSTIN MUOTOILU Järkevä tekstidokumentin muotoilu tehdään aina tyyleillä, jotta muotoilun muuttaminen jälkikäteen on helpompaa. Tyylit takaavat myös samanlaisiksi tarkoitettujen kohtien yhtenevän ulkoasun ja mahdollistavat muotoilun ja sisällön automatisointia. Tällaisia automaattisia sisällön osia ovat muun muassa kansilehdet, sisällysluettelot ja sivun reunoilla toistuvat tunnisteet. Tyyleillä muotoilu säätää kaikkien asiakirjan sisältöjen ulkasun varsin tarkasti. Muotoilu perustuu tekstin jakautumiseen kappaleisiin, ja kappalejaon merkkinä toimii aina enterin painallus. Tyylit määrittelevät myös erilaiset sisennykset, luettelomerkit yms., joten valmista tekstiä editoidessa on tärkeää poistaa kaikki ylimääräiset välilyönnit ja rivinvaihdot sekä tabulaattorit ja tekstiin mahdollisesti tehdyt omat luettelomerkit. Tässä tekstissä on alun perin käytetty ylimääräisiä Enterin painalluksia. Luetteloissa on käytetty luettelokohdan merkitsemiseen merkkiä * ja sisennystä tabulaattoreilla. Nämä on hyvä poistaa. Tekstin ulkoasu korjaantuu siistiksi, kun teksti on muotoiltu tyylein.Tämä takaa lisäksi paremman mahdollisuuden varmistua koko tekstin yhtenäisestä ulkoasusta myös mahdollisten ulkoasumuutosten jälkeen. Ylimääräisten merkkien poisto Järkevässä tekstissä kaikki sisennykset yms. on määritelty tyylein ja kappaleet päättyvät aina yhteen rivinvaihtoon. Näin sisennykset ym. ovat aina fontista sekä muusta asiakirjasta riippumattomia. Ylimääräisten rivinvaihtojen poisto on erityisen tärkeää, sillä Enterin painallus katkaisee kappaleen ja aloittaa uuden. Ylimääräiset merkit on helppo poistaa, kun ottaa ne ensin näkyviin. Kaikkien painikkeiden, myös Enterin, tabulaattorin ja välilyöntipainikkeen, painallukset, saa näkyville Word 2010 ohjelmassa Aloitus-välilehdellä Kappale-osiossa olevasta Näytä kaikki -painikkeella. Merkintä tyylein Kun teksti on korjattu ylimääräisten muotoilujen ja merkkien osalta, niin on järkevää muotoilla koko teksti normaalin tekstin tyylillä. Tämän jälkeen tekstin eri kohdat merkitään niille sopivilla tyyleillä. Tarkoittaa, että otsikot merkitään sopivilla otsikkotyyleillä, luettelot luettelotyyleillä jne. Otsikkotyyleissä on kahta eri laatua. "Otsikko" on tyyli, joka on tarkoitettu koko asiakirjan otsikolle. Varsinaisen tekstin lukujen otsikkotyylit ovat nimeltään Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3 jne. Nämä otsikkotyylit muodostavat hierarkkian, jossa Otsikko 1 on tarkoitettu pääluvuille, Otsikko 2 niiden alaotsikoille, Otsikko 3 alaotsikoiden alaotsikoille jne. Tässä tekstissä koko asiakirjan otsikko on "Word 2010" ja se merkitään tyylillä "Otsikko". Asiakirjan otsikon alaotsikko on "Järkevä käyttö omassa opiskelussa", joka merkitään tyylillä "Alaotsikko". Ensimmäinen luvun otsikko on "Tekstistä", joka merkitään tyylillä "Otsikko 1". Toisen luvun aloittaa otsikko "Tekstin muotoilu" ja sekin muotoillaan tyylillä "Otsikko 1". Tässä luvussa on myös alaotsikoita, jotka muotoillaan tyylillä "Otsikko 2". Seuraavan luvun aloittaa kohta "Lopullinen ulkoasu" jne. Tekstin muotoilun ensimmäiset vaiheet: * Poista ylimääräiset välilyönnit, rivinvaihdot yms. * Merkitse koko teksti Normaali-tyylillä. * Mieti otsikoiden tasot ja merkitse ne sopivin tyylein. * Merkitse eri osat tekstistä jollakin sopivalla tyylillä, jonka luot tarvittaessa, ellei sopivaa jo ole. LOPULLINEN ULKOASU Lopullisessa ulkoasussa tarvitaan usein myös muutamia lisäyksiä dokumenttiin. Näitä ovat marginaalit, kansilehti, ylä- ja alatunnisteet, sisällysluettelo, hakemistot ja taulukot, kuvat sekä graafiset objektit. Kaikkien näiden lisääminen tai muokkaaminen tulee usein kysymykseen jokaisessa dokumentissa, joka on tarkoitettu vähänkään virallisempaan käyttöön. Marginaalit Marginaalit eli reunukset ovat tyhjät tilat sivun kussakin reunassa. Näiden on syytä olla riittäviä etenkin sidontareunan puolella, jos asiakirja on tarkoitettu tulostettavaksi. Marginaaleja muutetaan Sivun asettelu - välilehdeltä. Kansilehti Lopullisessa ulkoasussa on usein tarve lisätä sivunvaihtoja. Näin on esimerkiksi myös kansilehden osalta. Kansilehden saa luotua helposti lisäämällä kansilehden otsikon jälkeen sivunvaihto joko Lisää-välilehdeltä tai Sivun asettelu -välilehdeltä (Sivun asetukset -> Vaihdot). Kansilehdelle sijoitetaan tavallisimmin myös dokumentit tekijän tiedot oikeaan alakulmaan. Toinen vaihtoehto lisätä kansilehti on käyttää Wordin omaa toimintoa. Lisää-välilehdeltä saat lisättyä kansilehden painamalla Kansilehti-painiketta. Kansilehden ulkoasun voi valita painamalla nappulan alaosan nuolta. Ylä- ja alatunnisteet Tunnisteisiin sijoitetaan yleensä ainakin sivunumerointi ja usein myös dokumentin kansilehden otsikko sekä tekijän nimi sijoitetaan näihin myös. Ylä- ja alatunnisteet saa lisättyä Lisää-välilehdeltä, josta löytyy myös nappi automaattisen sivunumeroinnin lisäämiseen. Sisällysluettelo Word osaa lisätä dokumenttiin automaattisen sisällysluettelon, joka muodostetaan tyyleillä merkitystä otsikkotasoista. Sisällysluettelon voi lisätä Viittaukset-välilehdeltä ja sen ulkoasun voi valita nappulan alareunan nuolesta. Hakemisto Hakemisto on lyhyt listaus tärkeistä sanoista ja muista merkittävistä kohteista tekstissä. Hakemiston automaattista muodostamista varten täytyy tekstistä ensin merkitä hakusanat tai -lauseet (esimerkiksi musiikissa kappaleiden hakuehdoiksi on järkevämpää laittaa hakusanojen asemasta kappaleessa esiintyviä lauseita). Sanat ja lauseet merkitään hakemistokohteiksi Viittaukset-välilehden Hakemisto-osion Merkitse kohde -napilla. Merkintä tapahtuu valitsemalla merkittävä sana korostetuksi ja painamalla Merkitse kohde -nappia. Varsinainen hakemiston lisääminen tapahtuu siirtämällä kursori kohtaan, josta eteenpäin hakemiston on tarkoitus muodostua ja painamalla Viittaukset -välilehdeltä Lisää hakemisto. Lähdeluettelo Tutkimuksiin ja moniin muihinkin dokumentteihin lisätään yleensä lähdeluettelo selventämään sisältöä tukevia lähteitä. Erilaisten lähdeviitteiden lisääminen tekstin sekaan tapahtuu Viittaukset-välilehdeltä Lisää lainaus -painikkeella. Lähdeviite lisätään siihen kohtaan, jossa kursori on sillä hetkellä. Mikäli aukeavassa valikossa ei vielä ole lähdettä, johon halutaan viitata, niin valitaan uuden lähteen lisääminen ja kirjoitetaan lähteelle tiedot. Jos lähde on jo aiemmin lisätty, niin voidaan se valita luettelosta. Varsinainen lähdeluettelo luodaan Viittaukset-välilehden Lainaukset ja lähdeluettelo -osiosta valinnalla Lähdeluettelo. Kuvien ja graafisten objektien lisääminen Kuvia yms. voi lisätä dokumenttiin raahaamalla niitä resurssienhallinnan kansioista tai Internet-sivulta. Lisäämisen voi tehdä myös valitsemalla tiedoston lisäämisen dokumenttiin. Kaikkien objektien sekä piirrosten lisääminen dokumenttiin hoituu Lisää -välilehdeltä valitsemalla halutun lisättävän objektin tyypin mukainen painike (Kuva, ClipArt, Muodot, SmartArt, Kaavio tai Hyperlinkki). Leikepöytä Leikepöytä tarjoaa mahdollisuuden liittää muiden Office-ohjelmien tuotoksia osaksi omaa dokumenttia melko helposti. Valitsemalla esimerkiksi haluttu osa Excelissä tai PowerPointissa kopioinnin leikepöydälle, saadaan Excel-taulukko tai PowerPointilla luotu kaavio lisättyä objektina tekstin sekaan. Kuvatekstit Kuville olisi aina hyvä laittaa kuvateksti ja kuvan numero, jotta kuvaan on helpompaa viitata tarvittaessa tekstissä. Kuvalle voi valita kuvatekstin Viittaukset -välilehdeltä Lisää otsikko -painikkeella.