Esitysgrafiikka Mac-koneille

tekijä: Tanja Tuulikki Välisalo Viimeisin muutos tiistai 13. lokakuuta 2015, 14.53
Microsoft PowerPoint 2011

Esitysgrafiikkaohjelmia käytetään yleisesti erilaisten esitysten tukena. Yleisin esitysgrafiikkaohjelma on Microsoft PowerPoint, jota käytetään myös tässä harjoituksessa. Sen vastine ilmaisessa OpenOffice.org -paketissa on nimeltään Impress.

Diaesityksen suunnittelu

Diaesityksen tarkoitus on yleensä

  • havainnollistaa
  • tiivistää
  • korostaa pääkohtia

Diaesityksen ei tarvitse toistaa koko esityksen sisältöä.

Hyvässä diaesityksessä

  • yhdellä dialla käsitellään vain yhtä asiaa
  • on yhtenäinen ulkoasu

Koska diaesitystä yleensä katsellaan näytöltä tai valkokankaalta, on sen rakenteen ja ulkoasun suunnittelussa huomioitava esitystapaan liittyviä suosituksia:

  • Yhdellä dialla saa olla korkeintaan 7 - 10 lyhyttä tekstiriviä.
  • Näytöllä tai valkokankaalla helppolukuisinta on päätteetön fontti (esim. Arial, Verdana).
  • Riittävän suuri fonttikoko, yleensä vähintään 24 pt, helpottaa lukemista, otsikoissa vielä suurempi.
  • Efektejä on käytettävä harkiten (esim. kursivointi, harvennettu merkkiväli tai ISOT KIRJAIMET), sillä pitkissä teksteissä ne vaikeuttavat lukemista
  • Vältä tyypillisiä värisokeille vaikeuksia aiheuttavia väriyhdistelmiä (vihreä + punainen, sininen + vihreä).
  • Värien valinnassa on syytä huomioida riittävän suuri kontrasti eli valoisuuden ero fonttivärin ja taustavärin välillä. Mitä suurempi kontrasti, sitä paremmin teksti erottuu kauas. Myös värisokeiden on helpompi nähdä esitys, jossa kontrasti on suuri.
  • Varmista, että käyttämäsi kuvat ovat teknisesti hyvälaatuisia. Huonolaatuinen kuva näyttäytyy epäselvänä valkokankaalle heijastettaessa.

Peruskäsitteitä

Käynnistä Microsoft Office PowerPoint -ohjelma.

Diaesitys (slide show) koostuu useista dioista (slide). Diat voivat sisältää tekstiä, kuvia, ääniä ja videoita.

Diaesitystä voi tarkastella usealla eri tavalla. Normaalinäkymässä aktiivinen dia on esillä pääkehyksessä, jossa sitä voi muokata. Vasemmassa reunassa näkyy koko esityksen sisältö. Sitä voi tarkastella Diat (Slides) -näkymässä, jossa dioja voi kopioida, leikata, liittää ja siirtää. Siinä näkyy aktiivisena aina se dia, jota kulloinkin muokataan.

mac_excel_1

Jäsennys (Outline) -näkymässä voi muokata diojen tekstisisältöä.

Mac_excel_2

Ikkunan alareunassa on tilaa muistiinpanoille.

Esityksen luominen

Tiedostossa on yleensä jo valmiina yksi tyhjä dia, jossa on oletuksena otsikkorakenne eli siinä on tekstikentät pääotsikolle ja alaotsikolle. Tekstikenttiin on valmiiksi määritelty toisistaan poikkeavat ulkoasut, jotka heijastavat pää- ja alaotsikon suhdetta toisiinsa.

Aktivoi vuorollaan molemmat tyhjän dokumentin tekstikentät ja syötä pääotsikoksi esimerkiksii Kuvankäsittelyn ohjeet ja alaotsikoksi esimerkiksi oma  nimesi. Teet seuraavaksi diaesityksen, johon laadit itsellesi sopivat ohjeet mielestäsi tärkeimmistä - tai haastavimmista - kuvankäsittelyohjeista.

Tallenna tiedosto U-asemalle tekemääsi kurssikansioon nimellä Kuvankäsittelyn ohjeet. Valitse tallennusmuodoksi ohjelman tarjoama tiedostomuoto .pptx.

Diojen lisääminen

Diaesitykseen voi lisätä dioja Aloitus (Home) -välilehdeltä Diat | Uusi dia (Slides | New Slide) tai pikakomennolla Shift + cmd + N.

Lisää esitykseen seuraavaksi uusi dia.

Uudessa diassa on oletusarvoisesti otsikkokenttä ja sisältökenttä. Muita asetteluvaihtoehtoja löytyy Aloitus (Home) -valikon kohdasta Diat | Asettelu (Slides | Layout). Sisältökenttään voidaan syöttää tekstiä tai tuoda tai laatia erilaisia kuva-, ääni- tai videoelementtejä. Sisältökentässä on kuvakkeita, jotka kertovat, mitä muuta sisältöä tekstin lisäksi diaan voidaan luoda: Table (taulukko), Chart (kaavio), SmartArt Graphic, Picture from File (kuvatiedosto), Clip Art tai Media Clip (medialeike). Valitsemalla kuvakkeista itselleen sopivan voi diaan luoda muutakin sisältöä kuin tekstiä.

Syötä dian otsikoksi Sisältö.

Ylä- ja alatunnisteet

Jokaisessa diassa näkyviä tietoja voidaan merkitä alatunnisteeseen, aivan kuten tekstinkäsittelyohjelma Wordissa. Se tapahtuu valikosta Lisää (Insert) kohdasta Ylä- ja alatunniste (Text | Header & Footer). Avautuvassa ikkunassa voi

  • asettaa päiväyksen ja jopa ajankohdan, joko automaattisiksi päivittyviksi tai tekstinä
  • lisätä dioihin järjestysnumerot
  • lisätä alatunnisteeseen tekstin, esim. esityksen laatijan nimen
  • valita, että ala- ja ylätunniste eivät tule näkyville otsikkodiaan

Muutokset hyväksytään painikkeella Käytä kaikissa (Apply to All) tai Käytä (Apply)

Lisää diaesitykseen päiväys ja oma nimesi. Jätä tiedot kuitenkin pois otsikkodiasta.

Ulkoasun muokkaaminen

Esityksen ulkoasua voidaan muokata useilla eri tavoilla ja niiden yhdistelmillä. Helpointa on käyttää valmiita suunnittelumalleja.

Suunnittelumallit

Suunnittelumallissa on määritelty valmiiksi dian fontit, värit, listamerkit, taustakuvat jne. Suunnittelumalleja voi selailla Teemat  (Themes) -välilehdeltä. Valittua teemaa voi vielä muokata Värit (Colors)- ja  Fontit (Fonts) -valikkojen avulla. Valmiiden väripalettien ja fonttiyhdistelmien sijaan voi myös luoda mieleisensä oman yhdistelmän.

Suunnittelumallia voi käyttää paitsi kaikkiin dioihin myös yhteen diaan tai osaan dioista. Se onnistuu

  • valitsemalla ensin vasemman reunan Diat (Slides) -valikosta halutut diat - usean dian valitseminen hiirellä onnistuu, kun pidetään samalla cmd-painike alaspainettuna ja
  • valitsemalla suunnittelumallin hiiren oikealla painikkeella ja avautuvasta valikosta vaihtoehdon Käytä valituissa (Apply to Selected Slides).

Käytä dioihin mieleistäsi teemaa. Muokkaa sitä tarvittaessa.

 

Kuvat ja kaaviot

Dian sisältökentässä olevilla painikkeilla on mahdollista lisätä diaan kuvia kahdella tavalla:

  • Lisää kuva (Insert Picture from File) mahdollistaa tietokoneelle tallennettujen kuvien lisäämisen
  • Clip Art -toiminnolla voi diaan lisätä Office-ohjelmistojen mukana tulevia piirroskuvia

Kaavioita voi myös lisätä kahdella tavalla:

  • Lisää kaavio (Insert Chart) -toiminnolla voidaan diaesitykseen lisätä kaavio, joka perustuu Excel-tiedostoon syötettäviin tietoihin.
  • SmartArt-toiminnolla lisätään kaavioita, joilla havainnollistetaan mm. erilaisia hierarkkisia tai syy-seuraus-suhteita

Tekstikehykset

Diaan voi lisätä tekstiä haluamiinsa kohtiin tekstikehyksien avulla. Tekstikehyksen lisääminen onnistuu

  • valitsemalla Lisää (Insert) -välilehdeltä kohta Tekstiruutu (Text Box),
  • maalaamalla hiirellä nelikulmainen alue haluamaasi kohtaan diassa ja
  • kirjoittamalla teksti.

Luo seuraavaksi ohjeet ainakin yhteen kuvankäsittelyn toimintoon, esim. kontrastin ja kirkkauden muokkaamiseen tai kuvan koon ja resoluution muuttamiseen.  
1. Käytä kuvakaappauksia. Ohjeet kuvakaappausten luomiseen löytyvät kuvankäsittelymateriaaleista. 
2. Käytä piirtotyökaluja. Esimerkiksi nuolet, viivat ja kehykset auttavat selventämään ohjeita.
3. Luo diaan ainakin yksi SmartArt-kaavio. Sillä voit esimerkiksi selventää tai kerrata eri työvaiheita.
Käytä tarpeen mukaan myös muita kuin Otsikko ja sisältö (Title and Content) -asetteluja.

Esityksen katseleminen

Diaesityksen käynnistäminen

Valmista diaesitystä voidaan katsella valikkokomennolla Diaesitys | Alusta (Slide Show | From Beginning) tai painamalla pikanäppäintä Shift + cmd + Enter.

Diaesityksen voi myös aloittaa parhaillaan valittuna olevasta diasta, eikä esityksen alusta, valitsemalla Diaesitys | Nykyisestä diasta (Slide Show | From Current Slide) tai painamalla näppäinyhdistelmää cmd + Enter.

Diojen välillä liikkuminen

Seuraavan dian voi valita

  • välilyöntinäppäimellä,
  • hiiren vasemmalla painikeeella tai
  • näppäimistön nuolinäppäimellä.

Edellisen dian voi valita vasemmalla nuolinäppäimellä.

Esityksestä voit poistua painamalla Esc-näppäintä tai esityksen loputtua painamalla hiiren vasenta painiketta tai välilyöntinäppäintä.

Katso tekemäsi esitys.

Kun esitystä näytetään datatykin avulla, niin itse tietokoneelle voi jättää näkymän, jossa ovat esillä myös muistiinpanot. Tämä edellyttää Diaesitys (Slide Show) -välilehden kohdan Setting for Two Displays | Use Presenter View valintaa.

Siirtymät ja animaatiot

 

Esitykseen voi myös tuoda liikettä lisäämällä

  • siirtymiä diojen välille ja
  • animaatioita itse dioihin.

Siirtymät

Siirtymät (Transitions) -välilehdellä voi määrittää, millä tavalla kuhunkin diaan siirrytään. Siirtymän voi määrittää

  • yhteen diaan tai osaan dioista valitsemalla ne ja valitsemalla sen jälkeen mieleinen siirtymä Siirtymä tähän diaan (Transition to This Slide) -valikosta tai
  • kaikkiin dioihin kerralla valitsemalla mieleinen siirtymä ja Apply To All Slides).

Lisää esitykseen mieleisesi siirtymä.

Siirtymiä voi myös ajoittaa kohdassa Advance Slide, jossa on mahdollista määrittää siirtymäanimaation kesto (Duration) ja milloin siirrytään seuraavaan diaan (joko hiiren klikkauksella tai tietyn ajan jälkeen).

Animaatio

Dian yksittäisille elementeille voi myös määrittää erilaisia animaatioita Animations -välilehdellä. Kun animaatio on valittu, sitä voidaan vielä hienosäätää kohdasta Effect Options.

Animaation ajoitukseen voi vaikuttaa kohdassa Animation Options. Siinä on mahdollista määrittää

  • milloin animaatio käynnistyy: hiiren klikkauksella, edellisen kanssa eli esim. dian vaihtumisen jälkeen vai edellisen jälkeen
  • animaation kesto
  • viive eli aika, joka kuluu ennen kuin animaatio käynnistyy

Lisää animaatio esitykseen luomaasi SmartArt-kaavioon. Luo animaatio, jossa jokainen kaavion osa tulee esille eri aikaan.

    Dian eri osille on mahdollista määritellä toisistaan poikkeavat animaatiot avaamalla Animations | Reorder. Avautuneessa Custom Animation -ikkunassa pääset muokkaamaan animaatiota. Ruudussa jokainen elementti näkyy omalla rivillään. J

      Voit luoda animaatioita myös diaesityksen muille sivuille.

      PowerPoint-esityksen tulostaminen tai tallentaminen pdf-tiedostona

      PowerPoint-esityksen tulostamisessa ja pdf-tiedostoksi tallentamisessa on huomattavasti enemmän vaihtoehtoja kuin vaikkapa tekstiasiakirjan tulostamisessa. 

      Tiedosto | Tulosta (File | Print) -toiminnolla avautuvat tulostusvaihtoehdot. PowerPointissa on mahdollista valita, missä muodossa sisällön tulostaa. Vaihtoehtoja ovat:

      • diat,
      • diat ja muistiinpanot
      • pelkkä jäsennys eli diojen tekstisisällöt

      Jos haluaa tulostaa enemmän kuin yhden dian arkille, voi valita miten monta diaa yhdelle arkille tulostuu: 2, 3, 4, 6 tai 9. Kolmen dian vaihtoehdossa diojen viereen jää muistiinpanotilaa.

      Tallennettaessa pdf-tiedostoksi useamman dian tallentaminen arkille onnistuu, kun pdf-tiedoston luominen tehdään Tulosta (Print) -toiminnon kautta ja valitaan lopuksi tulostusikkunan vasemmasta alanurkasta PDF.

      Tee esityksestäsi pdf-tiedosto, jossa on tilaa muistiinpanoille.

      Perustyyli ja PowerPoint-mallin tallennus

      Perustyyli

      Kuten Wordissa voi muokata tyylejä ja tallentaa asiakirjamalleja, niin PowerPointissakin voi muokata esityksen perustyylejä. Niitä voi muokata valitsemalla Näytä (View) | Dian perustyyli (Slide Master). Avautuvassa perustyylinäkymässä varsinainen esitys jää piiloon. Lisäksi sivun yläreunaan tulee näkyviin uusi työkaluvalikko.

      Dian perustyyli

      Perustyylissä tehdyt muokkaukset vaikuttavat koko dokumenttiin. Kun muutokset on tehty, esitykseen palataan sulkemalla perustyylinäkymä työkalupalkissa olevalla painikkeella.

      PowerPoint-mallin tallentaminen

      Jos johonkin valmiista malleista tekee muutoksia, joita haluaa käyttää myöhemminkin, kannattaa luoda PowerPoint-malli aivan kuin Wordissa voi luoda asiakirjamallin.

      PowerPoint-mallin luominen tapahtuu

      • poistamalla dokumentista kaikki tekstit ja kuvat
      • valitsemalla Tiedosto | Tallenna nimellä (File | Save as) ja siinä tallennusmuodoksi PowerPoint-malli (PowerPoint Template), jonka tiedostopääte on .potx, ja tallennuspaikaksi Microsoft Officen Templates -kansio

      Kurssimateriaalin on laatinut Tanja Välisalo.