Tekstinkäsittely II Mac-koneille

tekijä: Tanja Tuulikki Välisalo Viimeisin muutos torstai 24. syyskuuta 2015, 17.10
Office Word 2011

Käynnistä Microsoft Word -ohjelma ja avaa dokumentti, jotta työstit edellisessä harjoituksessa.

Taulukot

Word-ohjelmassa tekstidokumenttiin voi tuoda taulukon kahdella tavalla:

  1. lisäämällä dokumenttiin Word-taulukon TAI
  2. upottamalla dokumenttiin valmiin Excel-taulukon

Jälkimmäinen vaihtoehto on hyödyllinen silloin, kun kyseessä on mittava numeraalinen aineisto ja/tai sitä joka tapauksessa käsitellään taulukkolaskentaohjelma Excelissä.

Word-taulukon voi lisätä komennolla Insert | Table… tai valitsemalla nauhalta Tables | New ja valitsemalla taulukon sarakkeiden ja rivien määrä.

Olemassa olevan tekstin voi muuntaa taulukoksi valitsemalla tekstin ja käyttämällä komentoa Tables | New |  Convert Text to Table.

Valitse dokumentin toisen luvun Tieto- ja viestintätekniset taitoni sisältö eli luettelo erilaisista taitoalueista. Muunna se taulukoksi, jossa on yksi sarake ja kuusi riviä.

Taulukon muokkaukseen tarkoitettu Table layout on näkyvissä vain silloin, kun kursori on jossain taulukon solussa tai taulukko on valittuna. 

mac_taulukot1

Taulukkotyökalujen avulla voi mm.

  • valita taulukolle ulkoasun kohdasta Tables  | Table Styles
  • lisätä ja poistaa rivejä ja sarakkeita kohdasta Table layout | Rows and Columns
  • jakaa ja yhdistää soluja
  • lajitella taulukon tietoja (esimerkiksi järjestää aakkosjärjestykseen)
  • lisätä taulukkoon yksinkertaisia laskukaavoja (esimerkiksi summa tai keskiarvo)

a) Lisää taulukkoon viisi saraketta nykyisen sarakkeen oikealle puolelle.
b) Lisää yksi rivi taulukon yläreunaan. Syötä rivin soluihin vasemmalta lähtien seuraavat sisällöt Taito, En hallitse, Alkeet, Perustaidot, Hyvät taidot ja Erinomaiset taidot. 
c) Valitse taulukolle mielestäsi sopiva ulkoasu.
d) Lisää X joka riville siihen taulukon soluun, joka parhaiten kuvaa taitojasi. Voit halutessasi myös lisätä uusia rivejä ja taitoalueita.

Kuvat

Wordissa voi lisätä kuvia valitsemalla Insert -valikosta:

  • lataamalla kuvan (Picture) omalta tietokoneelta,
  • valitsemalla jonkin ohjelman mukana tulevista ClipArt-kuvista,
  • piirtämällä kuvan käyttäen eri vaihtoehtoja Shapes -valikosta,
  • piirtämällä kuvan nauhalta löytyvän SmartArt-toiminnon avulla,
  • lisäämällä kaavion (Chart), joka havainnollistaa olemassa olevaa tilastoaineistoa

Valitse jokin kuva dokumenttiin liittämistä varten. Se voi olla oma kuvasi tai internetistä hakemasi kuva. Tallenna kuva täysikokoisena U:-asemalle luomaasi kurssin kansioon. Lisää kuva dokumenttiisi sopivaan kohtaan.

    Kuvien ja taulukoiden otsikot

    Tieteellisessä tekstissä ja muissa ammatillisissa dokumenteissa kuvilla ja taulukoilla on otsikot, jotka on myös useimmiten numeroitu siinä järjestyksessä, kuin ne esiintyvät dokumentissaOtsikkojen lisäämiseen ja numerointiin on oma työkalunsa.

    Kuville ja taulukoille voi lisätä yläpalkista valikkokomennolla Insert (Lisää) | Caption (Otsikko), kun kyseinen kuva tai taulukko on valittuna. Avautuvassa ikkunassa valitaan otsikkolaji kohdasta Otsikko (Label) tai luodaan Uusi otsikkolaji (New label). Tällä tavalla lisätyissä otsikoissa on automaattisesti juokseva numerointi. 

    wordII_taulukko_mac

    Itse otsikon teksti kirjoitetaan ikkunan yläreunassa olevaan kenttään Taulukko 1 (tai muun otsikon) -tekstin perään.

    Lisää dokumenttisi taulukoille ja kuville otsikot. Valitse jokaiselle oikea otsikkolaji tai luo uusi otsikkolaji. Kirjoita sitten kuvalle otsikko sivun ylälaidan kentässä ja paina OK.

      Jos kuvia tai taulukoita käytetään opintoihin liittyvässä kirjoitustehtävässä tai tutkielmassa, on niihin tärkeä viitata tekstissä ja otsikoida kuvat juoksevasti numeroiden.

      Alaviite ja ristiviite

      Alaviite

      Alaviite on sivun alareunassa oleva teksti, joka sisältää asiakirjan varsinaista tekstiä selventäviä lisähuomioita. Käytännössä varsinaisessa tekstissä on viitemerkki, yleensä numero, ja vastaava viitemerkki on sivun alareunassa tai dokumentin lopussa perässään itse viitteen teksti. Alaviite voi olla siis:

      • alaviitteenä sivun lopussa
      • loppuviitteenä koko dokumentin lopussa

      Alaviitteet voi myöhemmin muuttaa loppuviitteiksi tai päinvastoin.

      Alaviitteen voi lisätä Document Elements -välilehdeltä kohdassa Citations, josta valitaan

      • Footnote tai 
      • Endnote.

      Alaviitteiden ja loppuviitteiden kopiointi tapahtuu kopioimalla pelkkä viitemerkki, ei viitteen tekstiä.

      Alaviitteiden ja loppuviitteiden numerot pysyvät automaattisesti dokumentissa numerojärjestyksessä. 

      Ristiviite

      Ristiviitteitä käytetään usein tekstin sisäisissä viittauksissa, kun halutaan esimerkiksi kertoa lukijalle, missä kohdassa asiakirjaa käsitellään tarkemmin jotain tiettyä aihetta. Sen avulla voidaan viitata esimerkiksi luvun otsikkoon tai kuvaan. Jos kohdeteksti (esim. otsikko) muuttuu, niin viite säilyy silti 

      Ristiviitteen valinta onnistuu valitsemalla Insert  | Cross-reference ja valitsemalla avautuvasta ikkunasta 

      • Viittauksen tyyppi (Reference type),
      • Mihin… (Insert reference to) viitataan ja
      • viittauksen sisältö Lisää viittaus (For which numbered item) -kohdasta.

      Ristiviitteet voi myös päivittää, jos viittauksen sisältöön (esim. otsikon numero tai sivunumero) tulee muutoksia.

      Lisää tekstiin viittaus johonkin asiakirjassa olevaan kuvaan tai taulukkoon, esim. (katso Taulukko1), niin, että teksti Taulukko 1 lisätään ristiviitteenä, ei kirjoiteta tekstinä.

      Sivunumerointi

      Sivunumeroinnin voi lisätä dokumenttiin tai poistaa siitä valikossa Document Elements | Page #. Sivunumerointia lisätessä voidaan valita sen sijainti ja jokin valmis ulkoasumalli.

      Sivunumeroista on mahdollista määrittää myös muita asioita valikkokomennolla Insert | Page Numbers. Avautuvassa ikkunassa voi määrittää muun muassa sivunumeroiden

      • lukumuodon (Number Format) - tavallisten arabialaisten numeroiden lisäksi esim. negatiiviset arabialaiset numerot tai roomalaiset numerot - ja
      • aloittavan numeron (Start at) eli luvun, josta numerointi alkaa.

      Lisää sivunumerointi dokumentin alareunan keskelle. Varmista, että numerointi alkaa numerosta 1.

      Ylä- ja alatunniste

      Ylä- ja alatunniste ovat sivun ylä- ja alareunassa olevat tilat, joihin voidaan joka sivulla samanlaisena tai samantyyppisenä toistuvaa tietoa, kuten dokumentin laatijan nimi, dokumentin nimi, sivunumero tms. Sivunumeron voi lisätä omalla valikkokomennollaan, mutta muuten ylä- ja alatunnistetta voi muokata joko

      a) hiiren tuplaklikkauksella sivun yläreunan tai alareunan kohdalla TAI

      b) valikkokomennolla Document Elements | Header and Footer | Header) - samoin ylätunnisteen (Footer) osalta. 

      Siirry muokkaamaan dokumentin ylätunnistetta tuplaklikkaamalla sivun yläreunan kohdalla. Varmista, että siirryt muokkaamaan tyhjää ylätunnistetta.

      ylätunniste_mac

      Ylä- ja alatunnisteen muokkausnäkymässä muu osa dokumentista muuttuu himmeäksi ja ylä- ja alatunnisteet erottuvat muusta dokumentista katkoviivoilla. Samalla valintanauhaan ilmestyy uusi välilehti Header & Footer , jonka työkalujen avulla voi muun muassa

      • lisätä sivunumeron (Page #) - tarjolla useita vaihtoehtoja sijainnin ja tyylin suhteen
      • lisätä päivämäärän ja ajan (Date), jotka voi halutessaan määrittää päivittymään automaattisesti
      • määrittää erilaisen ensimmäisen sivun (Different First Page) - näin voi esimerkiksi määrittää, että ylä- ja alatunniste ovat tyhjät dokumentin kansilehdellä
      • määrittää erilaiset parilliset ja parittomat sivut (Different Odd & Even Pages) - näin voi esimerkiksi määrittää sivunumeron joka toisella sivulla ylä- tai alatunnisteen vasempaan reunaan, joka toisella sivulla oikeaan reunaan, jos dokumentti pitää tulostaa paperille kaksipuolisena

        Lisää ylätunnisteen vasempaan reunaan kirjoittajan nimi ja oikeaan reunaan päivämäärä.

        Ylä- ja alatunnisteen muokkaustilasta voi poistua joko

        a) valitsemalla Ylä- ja alatunnistetyökalut -välilehdellä olevan ruksin tai

        b) tuplaklikkaamalla jotain kohtaa muualla dokumentissa eli ylä- tai alatunnisteiden ulkopuolella.

        Ylä- ja alatunnisteen ulkoasun muokkaaminen

        Myös ylä- ja alatunnisteen ulkonäköä voi muokata tyylien avulla. Tyylivalikosta löytyvät tyylit Ylätunniste (Header) ja Alatunniste (Footer).

        Muokkaa Ylätunniste- ja Alatunniste-tyylejä niin, että niissä on sama fontti kuin Normaali-tyylissä, mutta fonttikoko on 1 - 2 pistettä pienempi.

          Osanvaihto ja sivunumerointi

          Osanvaihto

          Asiakirjan jakaminen osiin on tarpeen, kun halutaan

          • erilaisia tietoja asiakirjan eri osien ylä- tai alatunnisteiseen, esimerkiksi sivunumerointi vain osaan dokumenttia
          • erilaiset sivuasetukset asiakirjan eri osiin, esimerkiksi erikokoisia sivuja tai marginaaleja tai osa sivuista pystysuuntaan, osa vaakasuuntaan

          Osanvaihto tapahtuu

          1. siirtämällä kursori kohtaan, jossa osanvaihto halutaan tehdä ja 
          2. valitsemalla Document Elements |  Breaks | Next Page.

          Tulostusasettelussa osanvaihto ei näy suoraan asiakirjassa, mutta luonnosnäkymässä osanvaihto näkyy kaksoisviivana ja tekstinä Osanvaihto (Section break). Eri näkymien välillä voi siirtyä ohjelmaikkunan vasemman alalaidan kuvakkeilla tai valikossa View.

          Siirrä kursori aivan sisällysluettelosivun loppuun tai ensimmäisen tekstisivun alkuun. Lisää tähän kohtaan osanvaihto.

          Osille erilaiset ylä- ja alatunnisteet

          Jos dokumentin eri osien ylä- tai alatunnisteisiin halutaan erilainen sisältö, niin linkitys osien väliltä pitää ottaa pois päältä. Se onnistuu Ylä- ja alatunniste (Header & Footer) -välilehdellä ottamalla pois päältä toiminto Linkitä edelliseen (Link to previous). (Alla olevassa kuvassa Linkitä edelliseen -toiminto on vielä päällä.)

          mac_linkita

          Kun Linkitä edelliseen -toiminto on pois päältä, niin ylä- ja alatunnisteisiin voidaan syöttää erilaisia tietoja dokumentin eri osissa.

          Siirry dokumentin 2. osan ylätunnisteeseen. Poista linkitys edelliseen. Toista sama toimenpide alatunnisteessa.

          Poista ylätunnisteesta kaikki tiedot dokumentin ensimmäisessä osassa. Nimi ja päiväys jäävät nyt vain toiseen osaan.

          Osanvaihto ja sivunumeroinnin muotoilu

          Osanvaihdon ansiosta sivunumeroinnin voi muotoilla jokaiseen osaan erilaiseksi. Sivunumeroinnin voi myös lisätä vain toisiin osiin dokumenttia tai poistaa toisista.

          Sivunumerointia voi muotoilla  valikkokomennolla Insert Page Numbers ). Avautuvassa ikkunassa voi määritellä

          • numeroiden muodon (arabialaiset numerot, roomalaiset numerot jne.) ja
          • jatkuuko numerointi edellisestä osasta vai alkaako se nykyisessä osassa tietystä numerosta.

          Sivunumeroinnin voi lisätä Document Elements -välilehdellä kohdasta Page #.

          Sivunumeroinnin voi poistaa poistamalla sivunumerot ylä- tai alatunnisteesta.

          Muokkaa dokumenttia niin, että sivunumerointi on näkyvissä vain dokumentin toisessa osassa eli heti sisällysluettelon jälkeiseltäsivulta alkaen. Määritä se alkamaan tässä osassa numerosta 1 (ellei se jo valmiiksi niin tee).

          Sivun asetukset

          Sivun asetuksiin kuuluvat muun muassa paperin koko ja reunukset eli marginaalit. Asetuksiin pääsee vaikuttamaan valikossa Layout kohdassa Page Setup

          Jos dokumentissa on useita osia, voi aina valita koskevatko sivuasetukset nykyistä osaa vai koko dokumenttia.

          Reunuksia on valmiina useita erilaisia vaihtoehtoja valikossa Reunukset (Margins). Tarkat luvut on mahdollista syöttää vaihtoehdolla Mukautetut reunukset (Custom margins) avautuvasta ikkunasta. Jos dokumentin aikoo tulostaa kaksipuoleisena, voi määrittää vasemman ja oikean sijaan myös sisä- ja ulkoreunan marginaalin valitsemalla Margins |  Mirror margins.

              Anna koko dokumentin reunuksille seuraavat arvot: ylämarginaali 2,5 cm, alamarginaali 2 cm, vasen 3 cm, oikea 2 cm ja (eri välilehdellä) ylä- ja alatunnisteen etäisyydeksi paperin reunasta 1 cm. 

              Sivun asetuksissa koko dokumentin tai dokumentien osien sisällöt voi järjestää sarakkeittain valikkokomennolla  Layout | Columns. Toimintoa voi käyttää koko asiakirjaan tai valita ensin osan asiakirjasta ja käyttää toimintoa siihen.

              Tulostaminen

              Tulostaminen alkaa Wordissa...

              Tulostaminen tapahtuu valikkokomennolla File | PrintTäällä on mahdollista vielä esikatsella tiedostoa ennen tulostamista ja määrittää tulostusasetukset, esimerkiksi tulostus paperin yhdelle tai molemmille puolille.

              Kampuksella tulostettaessa valitaan tulostimeksi jysecure.

              ...ja jatkuu kampuksen monitoimilaitteilla

              Jyväskylän yliopistossa on keskitetty tulostus- ja kopiointijärjestelmä, jonka ylläpidosta vastaa Yliopistopaino. Opiskelijoiden käytössä on ympäri kampusta monitoimilaitteita, joita voi käyttää tulostamisen lisäksi kopiointiin ja skannaamiseen. Monitoimilaitteelle kirjaudutaan kopioavaimella tai yliopiston käyttäjätunnuksella ja salasanalla ja valitaan, mitä omista tulostusjonossa olevista tiedostoista tulostetaan.

              Lisätietoja ja tarkemmat ohjeet: https://www.jyu.fi/palvelut/yopaino/opiskelija/print-it/kayttoohjeet

              PDF-tiedoston luominen tulostustoiminnolla

              Dokumentin voi tallentaa PDF-tiedostoksi toiminnolla File | Save as. PDF-tiedoston voi kuitenkin luoda myös tulostustoiminnolla

              • valitsemalla File | Print ja 
              • valitsemalla avautuvassa ikkunassa tulostimeksi Adobe PDFPDF Creator tai muu vastaava. Jos tulostinvalikossa ei ole sopivaa vaihtoehtoa, niin kotikoneelle voi asentaa esim. PDF Creatorin.
              Tulostustoiminnon avulla on mahdollista luoda PDF-tiedosto myös vain osasta alkuperäistä dokumenttia valitsemalla tulostusikkunassa haluamansa sivut.

                Asiakirjamalli

                Asiakirjamallin luominen

                Asiakirjamalli(e)n tekeminen on hyödyllistä, jos käyttää usein samoja muotoiluja asiakirjoissa. Asiakirjamalliin voi siis tallentaa tyylit ja muotoilut, jolloin ne ovat aina valmiina uuteen työhön. Asiakirjamallin tallentaminen tapahtuu seuraavasti

                1. Valitaan asiakirja, jonka muotoiluja halutaan käyttää myöhemminkin.

                2. Tallennetaan tiedosto uudella nimellä esim. Omamalli ja valitaan tiedostotyypiksi Word-malli (Word template), jonka tiedostopääte on .dotx. Tallennuspaikaksi valitaan Microsoft Officen Templates-kansio.

                3. Poistetaan dokumentista kaikki teksti, jota ei haluta mukaan uusiin dokumentteihin. Asiakirjamalliin voi olla hyödyllistä jättää esimerkiksi ylätunnisteen sisältö tai sivunumerointi.

                  Asiakirjamallin käyttäminen

                  Asiakirjamallia voi käyttää pohjana uudelle tiedostolle seuraavasti:

                  • Avataan uusi dokumentti valinnalla FIle | New from Template.
                  • Valitaan vasemman reunan valikosta My templates ja sieltä juuri tallennettu asiakirjamalli.
                  • Kirjoita uuteen asiakirjaan hieman tekstiä (muutamia otsikoita ja normaalia tekstiä). Voit käyttää tyylien pikakomentoja!
                  • Tallenna uusi asiakirja U:-levyasemalle kurssin kansioon.

                  Luo asiakirjamalli harjoitusdokumentin pohjalta. Kokeile sen käyttöä.

                    Erikoismerkit

                    Muutamat näppäimistön merkeistä ovat ns. aksenttimerkkejä, (¨ ~ ´ ` ^) jotka yleensä liitetään muihin merkkeihin. Tällöin kirjoitetaan ensin liitettävä aksentti ja vasta tämän jälkeen kirjain, johon aksenttimerkki halutaan liittää. Esim. â. Jos aksenttimerkki halutaan sellaisenaan, voidaan se liittää välilyöntiin.

                    Insert -valikosta löytyy muita erikoismerkkejä valikosta Symbol. Jos jotain merkkiä käyttää usein, se on hyvä yhdistää pikanäppäimeen esim. © näppäinyhdistelmään [Alt+C].

                    Kyrilliset merkit on usein mahdollista saada päälle Windowsin tehtäväpalkin työkalusta. Klikkaa kohtaa missä näkyy valittu kieli (esim. EN), vaihda se kyrilliseksi menemällä vaihtoehdon RU päälle. Tämän jälkeen voit kirjoittaa kyrillisillä aakkosilla.

                    Kielityökalut

                    Word 2011 tarkistaa sekä oikeinkirjoituksen että kieliopin dokumenttiin määritellyllä kielellä. Tekstin ja samalla oikoluvun kielen voi määrittää tyyleissä. Normaali (Normal) -tyyli on useimpien muiden tyylien lähteenä, joten kun sen kielen määrittää kirjoituskielekseen, niin myös oikoluku toimii oletusarvoisesti kyseisellä kielellä.

                    Oikoluvun voi tehdä milloin tahansa valikkokomennolla Tools Spelling & Grammar.

                    Tavutuksen koko asiakirjaan voit asettaa Tools | Hyphenation.

                    Automaattisen kielentarkastuksen voi halutessaan ottaa pois päältä kohdasta Word  | Preferences | Automatically correct spelling and formatting as you type).

                    Etsi-korvaa-toiminto

                    Etsi-korvaa-toiminto on suuri apu pitkissä asiakirjoissa, kun pitää löytää nopeasti jokin tietty kohta tai korjata esimerkiksi vääriä sanamuotoja. Se löytyy ikkunan oikeasta yläkulmasta. Toimintoa voi käyttää koko asiakirjaan tai valita ensin osan asiakirjasta ja käyttää toimintoa siihen.

                    Jos etsimisen tarkoituksena on vaihtaa jokin termi toiseen, niin siihen voi käyttää toimintoa Edit | Find... Replace.

                    Materiaalin ovat laatineet Pekka Makkonen, Miia Lehtola ja Tanja Välisalo. Macille tekstit sovitti Terhi Taanonen.