Pilvipalvelut: Google Drive

by Tanja Tuulikki Välisalo last modified Oct 02, 2016 10:39 PM
Verkkopalvelu dokumenttien jakamiseen ja yhteismuokkaukseen

Pilvipalvelut

Pilvipalvelut on nimitys verkkopalveluille, joissa voi työstää ja tallentaa tietoa ajasta ja paikasta riippumatta. 

Esimerkkejä yleisimmistä pilvipalveluista, jotka sopivat erilaisten tiedostojen tallentamiseen, muokkaamiseen ja jakamiseen:

  • Google Apps
  • Office 365
  • Dropbox

Pilvipalvelujen erilaisten ominaisuuksien vertailua löydät esim. Wikipediasta

Jyväskylän yliopiston opiskelijoilla ja henkilökunnalla on yliopiston käyttäjätunnuksilla käytettävissä kaksi pilvipalvelua:

  1. Google Apps for Education, johon kuuluvat Isa-posti, Google Kalenteri, Google Drive, Google Sivustot, Google Groups, Google+ ja Google Hangouts (lisätietoja; http://googletuki.jyu.fi/) ja
  2. Office 365, johon kuuluvat mm. OneDrive, Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online ja Yammer (lisätietoja: https://www.jyu.fi/itp/ohjeet/how-to-nain-tehdaan/o365)

Molemmat pilvipalvelut  ovat käytettävissä yliopiston tunnuksilla. Näissä harjoituksissa perehdytään ensisijaisesti Googlen Driven käyttöön. Palvelujen pääperiaatteet ovat kuitenkin samat.

Ohjeita yliopiston Google Driven käyttöön: http://googletuki.jyu.fi/

Google Drive, palvelun käyttöönotto ja asetukset

Google Drive -palvelussa voi luoda, muokata ja jakaa

  • tekstiasiakirjoja,
  • laskentataulukoita,
  • esityksiä,
  • piirroksia ja
  • kyselylomakkeita.

Keskeiset erot perinteisiin toimisto-ohjelmistoihin:

Vahvuudet

  • Yhteistyön helppous: Samaa tiedostoa voivat muokata useat ihmiset ajasta ja paikasta riippumatta, ja uusin versio on aina jokaisen saatavilla
  • Tiedostojen siirtämisen helppous: Tiedostojen siirtäminen tietokoneiden välillä onnistuu ilman muistitikkua tai sähköpostia

Heikkoudet

  • Riippuvuus verkkoyhteydestä: Työskentely onnistuu vain toimivan internet-yhteyden äärellä
  • Rajallisempi valikoima toimintoja: Toimisto-ohjelmistojen edistyneimmät ominaisuudet puuttuvat (esim. yksityiskohtaiset animaatiot), toisaalta käytettävissä on uusia toimintoja, kuten pdf-tiedoston muuntaminen tekstitietodostoksi
  • Tietoturva: Pilvipalvelut eivät yleensä täytä tietosuojatun aineiston tallentamiseen tarkoitetun palvelun kriteerejä

Google Driveen kirjautuminen

Palveluun voi kirjautua

    • kirjautumalla ensin yliopiston sähköpostiin osoitteessa isamail.jyu.fi ja valitsemalla yläreunasta Sovellukset-valikosta  Drive tai 
    • siirtymällä suoraan osoitteeseen http://drive.google.com/a/student.jyu.fi ja kirjautumalla palveluun yliopiston tunnuksilla tai

siirtymällä osoitteeseen http://drive.google.com ja kirjautumalla sisään tunnuksella omatunnus@student.jyu.fi ja omalla salasanalla - tämän jälkeen tarvitaan vielä normaali kirjautuminen tunnuksella ja salasanalla.

Kirjaudu Google Driveen.

Google Driven käyttöliittymä ja asetukset

Palvelun kieltä ja aikavyöhykettä voi vaihtaa Asetukset (Settings) -valikon  kohdassa Asetukset (Settings).

Tiedostojen luominen ja muokkaaminen

Tiedostojen luomisen kaksi tapaa

  •  Olemassaolevan tiedoston tuominen omalta tietokoneelta
  • Uuden tiedoston luominen

Olemassaolevien tiedostojen tuominen

Esim. perinteisellä toimisto-ohjelmistolla aloitetun dokumentin muokkausta voi jatkaa Google Drivessa. 
Huom! Kaikki muotoilut eivät siirry sellaisenaan palvelusta toiseen. Jos tiedostoa muokataan sekä Drivessa että Officella, niin lopullinen ulkoasun hiominen kannattaa tehdä vasta lopuksi.

Kohdasta UUSI | Tiedoston lataus (NEW | File Upload) palveluun voi tuoda tiedoston omalta koneelta

Tuo palveluun aiemmin kurssilla luomasi taulukkolaskentatiedosto.

Tiedoston muuntaminen muokattavaan Google-muotoon ja tiedostojen tuomisen asetukset

Tiedostoja voi tuoda Google Driveen alkuperäisessä tiedostomuodossaan tai ne voi muuntaa selaimessa muokattaviksi Google-tiedostoiksi. Tämä koskee tekstiasiakirjoja, laskentataulukoita ja esitysgrafiikkatiedostoja.

Google Driveen tuodun tiedoston saa muokattavaan muotoon avaamalla tiedoston ja klikkaamalla yläreunasta Avaa (Open). Drive luo uuden tiedoston, joka on nyt Googlen omassa muokattavassa muodossa.

Muunna palveluun tuomasi xslx-tiedosto Google Sheets -tiedostoksi.

Voit halutessasi muuttaa palvelun asetuksia niin, että kaikki asiakirjat muuttuvat Google-dokumenteiksi: Asetukset (Settings) -valikon kohdasta Asetukset (Settings) voi valita

  •  muunnetaanko kaikki Driveen ladattavat tiedostot automaattisesti muokattaviksi Google-tiedostoiksi VAI 
  • säilytetäänkö ne alkuperäisessä tiedostomuodossa, jolloin niitä voi vain tarkastella ja ladata.

 Muuntamisen Google-tiedostoiksi voi asettaa valitsemalla Muunna lähetetyt -kohdasta vaihtoehdon Muunna lähetetyt tiedostot Google Docs -editorin muotoon (Convert uploaded files to Google Docs format).

Avaa molemmat tiedostot, alkuperäinen ja Google-tiedosto. Ne avautuvat omiin välilehtiinsä tai selainikkunoihinsa. Vertaile tiedostoja. Huomaatko eron? Toista tiedostoa pystyt muokkaamaan suoraan selaimessa, toista voit vain tarkastella. 

Uuden tiedoston luominen

UUSI | Google Docs -toiminnolla voi luoda uuden tekstitiedoston. Vastaavasti valikosta voi valita, haluaako luoda laskentataulukon (Google Sheets), esityksen (Google Slides), piirroksen (Google Drawings) tai kyselylomakkeen (Google Forms).

Tiedoston nimeäminen

Avautuvan sivun ylälaidassa on nimenä Nimetön dokumentti (Untitled Document). Sitä klikkaamalla voidaan syöttää uusi nimi tiedostolle.

Tiedoston muokkaaminen

Yläreunan työkalupalkissa on tekstinkäsittelyohjelmasta tuttuja toimintoja ja valikkoja. Pienellä näytöllä työkalupalkkiin ilmestyy Lisätietoja (More) -painike, jonka takaa loput toiminnot löytyvät.

Luo uusi tekstidokumentti. Syötä siihen tähän mennessä käsitellyt aihealueet omina otsikoinaan (tekstinkäsittely, taulukkolaskenta jne.) – muista käyttää otsikkotyylejä! Kirjaa jokaisen otsikon alle tärkein kurssilla tähän mennessä oppimaasi tai oivaltamasi asia kyseisestä aihealueesta.

Tiedoston kommentointi

Tiedostoja voi kommentoida

1) valitsemalla ensin kommentoitava teksti, kuva tms. hiirellä ja
2) valitsemalla Lisää | Kommentti (Insert | Comment),
3) kirjoittamalla kommentti sivun reunaan avautuvaan "kuplaan" ja tallentamalla se.

Kommentteja voi myös muokata tai poistaa.

Tiedoston tallentaminen

Tiedostoja ei tarvitse erikseen tallentaa. Tallentaminen tapahtuu automaattisesti aina, kun tiedostoon tehdään muokkauksia
Jos internet-yhteys katkeaa, myös tiedoston muokkaaminen estyy.

Tiedostojen järjestäminen

Tiedostoja voi järjestää kansioihin. Uuden kansion voi luoda Driven pääikkunassa UUSI | Kansio (NEW | Folder) -painikkeen avulla. 

Luo kansio ja anna sille nimeksi esim. HTKP103

Tiedoston voi siirtää kansioon

 Driven pääikkunassa esim. raahaamalla tiedoston vasemmassa reunassa näkyvän kansion kohdalle

  • Tiedoston muokkausnäkymässä valikkokomennolla Tiedosto | Siirrä kansioon (File | Move to folder)

 

Siirrä hetki sitten luomasi tiedosto juuri luomaasi kansioon.

Tiedoston tallentaminen tietokoneelle

Tiedoston voi tallentaa Google Drivesta omalle tietokoneelle mm. tiedoston muokkausnäkymässä valikkokomennolla Tiedosto | Lataa tiedostona (File | Download as). Samalla valitaan tiedostomuoto.

Tiedostojen jakaminen

Tiedoston jakamista voi käyttää opinnoissa esimerkiksi

  •  kurssityön palauttamiseen opettajalle
  • yhteisen esityksen tai tekstin työstämiseen opiskelutoverin kanssa

 Tiedoston voi jakaa

  •  yksittäisille henkilöille,
  • linkin avulla kenelle tahansa tai
  • julkisesti niin, että se on löydettävissä hakukoneilla.

 Tiedostoon voi myöntää oikeuksia Jaa (Share) -painikkeella. Jo painikkeessa olevata kuvasymbolista näkee, onko tiedosto näkyvissä muille. Lukon kuva painikkeessa kertoo, että tiedosto on näkyvissä vain sen tekijälle.

Tiedoston jakaminen tietyille henkilöille

Tiedoston voi jakaa yksittäisille henkilöille syöttämällä heidän sähköpostiosoitteensa ikkunan alareunassa. Samalla voi valita, antaako oikeudet muokata, kommentoida vai katsella tiedostoa. Lisää jakamisvaihtoehtoja saa esille Lisäasetukset (Advanced).

Tässä näkymässä on lista kaikista henkilöistä, joilla on oikeudet tiedostoon. Myös tässä näkymässä voit jakaa oikeuksia yksittäisille henkilöille sähköpostiosoitteen avulla. Lisää vaihtoehtoja löytyy Muuta (Change) -painikkeen takaa--.

Samalla voi valita, lähetetäänkö tiedoston jakamisesta sähköposti. Lopuksi muutos hyväksytään OK- tai Lähetä (Send) -painikkeella

Oikeudet tiedostoon

  •  Katseluoikeudet: käyttäjä voi katsella tiedostoa
  • Kommentointioikeudet: käyttäjä voi katsella tiedostoa ja lisätä kommentteja, jotka ilmestyvät ”puhekuplina” ikkunan reunaan
  • Muokkausoikeudet: käyttäjä voi katsella, kommentoida ja muokata tiedostoa

 Jaa oman tiedostosi kommentointioikeudet vierustoverillesi. 

Jaetun tiedoston katselu

Löydät sinulle jaetun tiedoston Google Driven päänäkymästä vasemman sivupalkin kohdasta Jaettu minun kanssani (Shared with me).

Kommentoi sinulle jaettua tiedostoa.

Tiedoston jakaminen julkisesti

Voit jakaa tiedoston julkisesti Muuta… (Change)… -kohdasta. Sieltä voit valita tiedoston jakamisen

  •  julkisesti verkossa (tiedosto on siis löydettävissä  hakukoneilla kuten Googlella)
  • jokaiselle, jolla on linkki
  • Jyväskylän yliopiston käyttäjille - Huom! Tämä tarkoittaa vain opiskelijoita, ei henkilökuntaa
  • Jyväskylän yliopiston käyttäjille, joilla on linkki

 

Saman ikkunan alalaidasta valitaan, mitä oikeuksia tarkalleen ottaen myönnetään: 

  •  tarkasteluoikeudet,
  • kommentointioikeudet tai
  • muokkausoikeudet.

Materiaalin on laatinut Tanja Välisalo.