Tekstinkäsittely I Mac-koneille

tekijä: Tanja Tuulikki Välisalo Viimeisin muutos tiistai 13. syyskuuta 2016, 15.50
Microsoft Office Word 2011

Ohjeissa annettavat valikkokomennot on esitetty valintajärjestyksessä |-merkillä erottaen. Esimerkiksi tiedoston avaaminen esitetään muodossa Tiedosto | Avaa (File | Open).

Seuraava materiaali on laadittu Microsoft Word -ohjelmalle. Muista tekstinkäsittelyohjelmista, kuten OpenOffice Writer -ohjelmasta, löytyvät pääosin samat toiminnot, mutta tehtävien tekeminen toisella ohjelmalla voi olla haastavaa.

Microsoft Word

Tehtävät on suunniteltu ensisijaisesti Microsoft Office Word 2011 -tekstinkäsittelyohjelmaa varten, mutta tehtävät voi tehdä myös muillakin ohjelman versioilla, joskin valikkokomennot eroavat ohjelmamerkeittäin ja -versioittain. Word 2008 toimii näiden ohjeiden osalta lähes identtisesti.

Word-ohjelman käyttöliittymä

Käynnistä Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelma.

Word 2010:n käyttöliittymän yläosa rakentuu pikatyökalurivistä (aivan ylimpänä), Tiedosto (File) -valikosta ja muista valintanauhan välilehdistäAloitus (Home), Lisää (Insert) jne.

word.jpg

Samaa dokumenttia voi tarkastella usealla eri tavalla, joita voi valita ohjelmaikkunan oikean alalaidan kuvakkeilla. Samat valinnat löytyvät Näytä (View) -valikossa. Oletuksena on yleensä tulostusasettelu (Print Layout) (kuva yllä).

    Tekstitiedoston tallentaminen

    • Tiedoston tallentaminen tapahtuu valikkokommenolla Tiedosto | Tallenna nimellä (File | Save As).
    • Avautuvan ikkunan ylälaidasta valitaan tallennuspaikka ja alareunasta Tallennusmuoto (File Type).

    DOCX ja DOC

    Tekstidokumentteja voi tallentaa useissa eri tiedostomuodoissa. Word 2010 tarjoaa tallennusmuodoksi automaattisesti Word-asiakirjaa (tiedostopääte .docx).

    Word 2003:ssa ja sitä vanhemmissa ohjelmaversioissa Word-asiakirjan tiedostotyyppi on .doc. Myös Word 2007 ja 2010 tukevat .doc-tiedostomuotoa. Sen sijaan vanhemmissa .docx ei välttämättä avaudu Wordin versioissa tai sisällä kaikkia samoja ominaisuuksia kuin uudella ohjelmaversiolla työskennellessä.

    ODT

    Myös OpenOffice.org Write -ohjelmistolla on oma tallennusmuotonsa .odt.

    RTF

    Kun samaa asiakirjaa työstetään useilla eri ohjelmaversioilla, hyvä tallennusmuoto on usein .rtf. Se säilyttää dokumentin muotoilut, jolloin asiakirjan ulkoasu ei muutu ohjelmasta ja ohjelmaversiosta toiseen siirryttäessä. RTF ei kuitenkaan säilytä kaikkia muotoiluja OpenOffice.org Writessa.

    HTM, HTML

    Tekstidokumentin voi myös tallentaa verkkojulkaisukelpoisena .html tai .htm-tiedostona, joka on helposti luettavissa myös mobiililaitteissa. Nämä kaksi tiedostotyyppiä ovat periaatteessa identtiset.

    PDF

    PDF-muotoon tallentaminen säilyttää asiakirjan muotoilut juuri sen näköisenä kuin ne ovat. Dokumenttia ei voi kuitenkaan enää muokata tekstinkäsittelyohjelmalla, joten .pdf-muotoa on syytä käyttää ainoastaan valmiin tekstidokumentin jakamiseen.

    Jos tallennusvaihtoehdoista ei löydy PDF-tiedostoa, voi pdf-tiedostoksi muuttaminen onnistua Tiedosto | Tulosta (File | Print) -toiminnon kautta. Silloin tulostimeksi valitaan PDF-ajuri, esim. PDFCreator tai Adobe PDF.

    Jos kumpikaan toiminto ei ole käytettävissä, voi PDFCreatorin ladata kotikoneelle osoitteesta: http://www.pdfforge.org/.

    Tallenna tyhjä tekstitiedosto nimellä SukunimiEtunimi_harjoitus1. Valitse tallennuspaikaksi U:-asema ja sinne kurssia varten luomasi kansio HTKP103. Valitse tiedostomuodoksi Word-asiakirja (Word Document), jonka tiedostopääte on docx. 

    Tekstin rakenteen merkitseminen tyylien avulla

    Tekstin ulkoasua voi muokata ohjelman Aloitus (Home) -välilehden työkaluilla. Näistä tärkeimpiä ovat Tyylit (Styles).

    Kaikki ulkoasumuotoilut kannattaa yleensä tehdä käyttäen tyylejä, koska

      • tyylien avulla on mahdollista pitkänkin tekstin ulkonäköä muokata helposti ja nopeasti, ja
      • otsikkotyylien käyttö on edellytys automaattisen sisällysluettelon luomiselle

      Tyylien käyttö nopeuttaa tekstin ulkoasun muokkausta. Esimerkiksi kaikkien samalla otsikkotyylillä määriteltyjen otsikoiden fonttikoko voidaan muuttaa kerralla muokkaamalla käytettyä otsikkotyyliä. Jos tekstissä ei ole käytetty tyylejä, täytyy jokaisen otsikon fonttikoko muuttaa erikseen.

      Automaattinen sisällysluettelo mahdollistaa sisällysluettelon lisäämisen dokumenttiin muutamalla klikkauksella. Otsikoiden nimet ja sivunumerot tulevat tällöin mukaan suoraan, ilman työlästä kirjoittamista.

      Tyylejä on olemassa runsaasti jo valmiina, mutta niitä voi myös luoda uusia. Valmiita tyylejä voi lisäksi muokata mieleisensä näköisiksi.

      Huom! Jos käytät tyylejä, älä käytä Aloitus (Home) -välilehden muita muotoilutyökaluja, vaan tee kaikki muotoilut tyylejä muokkaamalla - tähän perehdytään myöhemmin tässä kurssimateriaalissa.

      Tyylit Word-ohjelmassa

      Tyylit näkyvät Aloitus (Home) -välilehden kohdassa Tyylit (Styles). Työskentelyn kannalta on kuitenkin helpompaa ottaa esiin Tyylit (Styles) -ikkuna. Se onnistuu valitsemalla Tyylit (Styles) -kohdasta oikean alanurkan painike (kuva oikealla), joka aukaisee Wordin oikeaan laitaan Tyylit (Styles) -valikkoikkunan.mac_tyyli_painike

      Näkyvissä olevat tyylit voi valita ikkunan oikean alanurkan kohdasta List: Recommended Siinä voi mm.

      • valita näytettäväksi Kaikki tyylit (All styles) eli kaikki ohjelmassa valmiina olevat tyylit.
      • valita tyylien luettelointitavan, esim. aakkosjärjestyksen

      Samannimisistä tyleistä löytyy valmiina runsaasti eri näköisiä vaihtoehtoja. Näitä tyylijoukkoja pääsee tarkastelemaan ja vaihtamaan kohdasta Aloitus | Tyylit | Vaihda tyyliä (Home | Styles | Change Styles). Yleensä käyttökelpoisin on kuitenkin tyylijoukko Word 2010.

      Tyylien valinta ja käyttö

        Tyylejä käytetään valitsemalla haluttu tyyli Tyylit (Styles) -ikkunasta. Se tapahtuu joko

        a) valitsemalla haluttu tyyli tyhjän rivin alussa ja kirjoittamalla teksti TAI

        b) viemällä kursori jo kirjoitetulle riville ja valitsemalla haluttu tyyli.

        Aloita dokumentin laatiminen kopioimalla teksti, jota seuraavaksi muotoillaan.

        Tyylin voi aina vaihtaa toiseen sijoittamalla hiiren kursori halutulle tekstiriville tai -kappaleeseen ja valitsemalla tyylivalikosta uusi tyyli.

        Jos tyylejä käytetään jo muotoiltuun tekstiin, aiemmat muotoilut kannattaa ensin poistaa valitsemalla koko teksti (esim. pikakomennolla [Ctrl + A]) ja sitten joko 

        a) Aloitus  | Fontti (Home | Font) -kohdasta painike Poista muotoilut (Clear formats) -painike clearformat.jpg tai

        b) Tyylit (Styles) -ikkunasta kohta Poista kaikki (Clear All).

        Poista tekstistä muotoilut.

        Poista asiakirjastasi vielä mahdolliset ylimääräiset tyhjät rivit, jotka on luotu Enter-painikkeella. Tämä tapahtuu siten, että asetat kohdistimen vilkkumaan tyhjän rivin alkuun ja painat Delete-painiketta. Kappaleiden välit muotoutuvat nyt tyylien perusteella, eivät tyhjien rivien avulla

        Käsin tehdyt muotoilut näkyviin

        Kun kaikki muotoilut tehdään tyyleillä, myös Enter-painikkeella tehdyt tyhjät rivit ja sarkain- ja välilyöntinäppäimillä tehdyt ylimääräiset välit on hyvä poistaa. Ylimääräiset merkinnät saa näkyviin ylhäältä kuvakkeesta:  eli: Näytä (Show/Hide)- painikkeella .  


        Yleisimmin käytetyt tyylit

        • Normaali (Normal) - käytetään yleensä leipätekstissä
        • Otsikko (Heading) - käytetään yleensä dokumentin pääotsikossa
        • Otsikko 1 (Heading 1), Otsikko 2 ( Heading 2) jne. - käytetään yleensä lukujen ja alalukujen otsikoissa
        Otsikkotyylien käyttö on välttämätöntä sisällysluettelon luomiseksi.

        Otsikkotyylejä käytetään järjestyksessä! Lukujen otsikoissa käytettään tyyliä Otsikko 1 (Heading 1), alaotsikoissa tyyliä Otsikko 2 (Heading 2), niiden alaotsikoissa tyyliä Otsikko 3 (Heading 3) jne. Näin otsikoiden välinen suhde näkyy oikein myös sisällysluettelossa. Koko dokumentin pääotsikolle on oma tyyli Otsikko (Heading).

          Aloita tyylien käyttö otsikoista. Käytä dokumentissa tyylejä Otsikko (Title tai Heading), Otsikko 1 (Heading 1) ja Otsikko 2 (Heading 2). Dokumentista pitäisi löytyä neljä päälukua ja kaksi alalukua. 

          Luettelotyylejä on useanlaisia. Useimmin käytettyjä lienevät Numeroitu luettelo (Numbered List) ja listamerkein laadittu eli Merkitty luettelo (List Bullet). Käytä myös luettelotyylejä järjestyksessä!

          Toisesta pääluvusta Tieto- ja viestintäteknisten taitojen opiskelu yliopistossa löytyy kaksi luetteloa, joista toinen on numeroitu ja toinen merkitty luettelo. Päättele kumpi on kumpi ja käytä luetteloihin oikeita tyylejä!

          Tyylijoukot

          Word-tekstinkäsittelyohjelman uusimmissa versioissa on valmiina erilaisia tyylijoukkoja. Kun dokumenttiin on käytetty tyylejä, niin tyylijoukon avulla voi tyylien ulkoasua vaihtaa helposti ja nopeasti kohdasta Aloitus | Tyyli | Vaihda tyyliä  (Start | Style | Change Styles ).

          Kokeile erilaisia tyylijoukkoja. Valitse lopuksi Oletus (Mustavalkoinen) (Default (Black and White)).

          Dokumentissa käytetyt tyylit näkyviin

          (Tätä vastaavaa toimintoa ei löydy OpenOffice.org Write -ohjelmasta.)

          Wordissa voi tarkastella yhdellä silmäyksellä, mitä tyylejä dokumentin kussakin osassa on käytetty. Tyylit saa näkyviin ikkunan vasempaan reunaan seuraavin askelin:

          • Valitse dokumentin näkymä Näytä | Luonnos (View  | Draft).
          • Valitse Word | Preferences). Siellä valitse View  ja kirjoita tyylialueen leveys (esim. 2 cm) kenttään Tyylialueruudun leveys... (Style area width...)
          • Hyväksy muutokset OK-painikkeella.

          Tyylien muokkaaminen

          Miten tyylejä muokataan?

          Tyylejä muokatessa ei ole merkitystä sillä, missä kohtaa tekstiä kursori on (lukuunottamatta otsikoiden numerointia). Kaikki muutokset tyyleihin voidaan tehdä tyylivalikossa. Sen jälkeen muutokset tulevat voimaan kaikissa dokumentin osissa, joissa kyseistä tyyliä on käytetty.

          Tyylin ominaisuuksia muokataan tyylivalikossa joko

          a) valtisemalla hiiren oikealla painikkeella tyylinimi ja alasvetovalikosta Muokkaa (Modify) TAI

          b) viemällä hiiri tyylinimen päälle Tyylit (Styles) -ikkunassa ja valitsemalla alasvetovalikosta Muokkaa (Modify) (kuva alla)

          Joitain muutoksia voi tehdä suoraan avautuneessa ikkunassa, mutta paljon lisää muokkausvaihtoehtoja löytyy vasemman alareunan Muotoile (Format) -painikkeen alta avautuvasta valikosta (kuva alla).

          Valikosta voi muokata seuraavia seikkoja:

          • Fontti (Font): kirjasin eli fontti, fonttikoko, tehosteet (esim. kaikki isolla) jne.
          • Kappale (Paragraph): jäsennystaso, tekstin tasaus, sisennykset, väli edeltävään ja seuraavaan kappaleeseen, riviväli, sivunvaihto aina ennen tyyliä jne.
          • Sarkaimet (Tabs): sarkainten määrittely eli esim. kuinka pitkän askeleen kursori ottaa, kun painetaan sarkainpainiketta (Tab)
          • Reuna (Border): reunaviivojen tyyli, paksuus, väri (tällä voidaan esim. määrittää otsikon alle viiva, joka on koko sivun levyinen)
          • Kieli (Language): tekstin kieli, määrittää esim. oikeinkirjoituksen ja tavutuksen toiminnan
          • Kehys (Frame): kehysten lisääminen
          • Luku (Numbering): automaattisen numeroinnin lisääminen
          • Pikanäppäin (Shortcut key): pikanäppäimen määrittäminen, jolloin tyylin käyttämistä varten ei tarvitse enää avata tyylivalikkoa

          Normaali-tyylin muokkaus

          Muokkaa Normaali (Normal) -tyyliä seuraavasti (vastaa useimpien oppiaineiden tutkielmaohjeita):
          - fontti on Times New Roman ja fonttikoko 12 pt
          - tasaus (alignment) molempiin reunoihin
          - riviväli (line spacing) on 1,5
          - välistys (spacing) eli välimatka edeltävään kappaleeseen on 6 pt ja seuraavaan kappaleeseen 6 pt
          - tyylin pikanäppäimeksi (Shortcut key) asetetaan [Ctrl + 0]

          Lisäksi on asetuksia, jotka ovat mahdollisesti jo käytössä Normaali (Normal) -tyylissä - tarkista kuitenkin:
          kieli on suomi (valitse tarvittaessa jokin muu kielivaihtoehto)

          Kun viet hiiren tyylivalikossa tyylin päälle, näet tyylin ominaisuudet luettelona. Se näyttää nyt suurin piirtein tältä:

          word_normal.jpg

          Testaa pikanäppäimen toimintaa johonkin dokumentin otsikkoon asettamalla kursori kyseiselle riville ja käyttämällä näppäinyhdistelmää Ctrl + 0. Jos pikanäppäin on asetettu oikein, otsikko muuttuu Normaali (Normal) -tyyliseksi. Voit perua muutoksen samantien näppäinyhdistelmällä cmd + Z.

          Lopuksi tallenna valikkokomennolla Aloitus (Home) | Tallenna (Save) tai yksinkertaisesti painamalla levykkeen kuvaa valikkorivin alapuolella.Voit aina tallentaa myös näppäinyhdistelmällä cmd+ S.

          Otsikkotyylien muokkaus

          Ensimmäisen tason otsikkotyylin muokkaus:

          Muokkaa Otsikko 1 (Heading 1) -tyyliä seuraavasti:
          fontti on Times New Roman ja fonttikoko 16 pt
          - teksti kirjoitetaan kaikki isolla (all caps)
          - tasaus (alignment) vasempaan reunaan
          riviväli (line spacing) on 1
          välistys (spacing) eli välimatka edeltävään kappaleeseen on 0 pt ja seuraavaan kappaleeseen 6 pt
          - sivunvaihto ennen (page break before) päälle, jolloin uusi pääluku alkaa aina omalta sivultaan
          - tyylin pikanäppäimeksi (shortcut key) asetetaan [Ctrl + 1]

          Lisäksi on asetuksia, jotka ovat mahdollisesti jo käytössä Otsikko 1 (Heading 1) -tyylissä - tarkista kuitenkin:
          - kieli on suomi (valitse tarvittaessa jokin muu kielivaihtoehto)
          - leski- ja orporivien esto (Widow/Orphan control) on käytössä, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle
          - kappale sidotaan seuraavaan (keep with next) eli otsikko ei koskaan jää yksinään sivun alareunaan, vaan pysyy sitä seuraavan alaotsikon tai tekstikappaleen mukana
          -  jäsennystaso (outline level) on Taso 1 (Level 1) eli tyyli on sisällysluettelossa ensimmäisellä tasolla

          Koska asiakirjaan tuli lisää sivunvaihtoja, myös sivunumerot muuttuivat. Päivitä sisällysluettelo vastaamaan todellisuutta.

          Toisen tason otsikkotyylin muokkaus:

            Muokkaa Otsikko 2 (Heading 2) -tyyliä seuraavasti:
            - fontti on Times New Roman ja fonttikoko 14 pt
            - tasaus (alignment) vasempaan reunaan
            - riviväli (line spacing) on 1
            - välistys (spacing) eli välimatka edeltävään kappaleeseen on 12 pt ja seuraavaan kappaleeseen 6 pt.
            - tyylin pikanäppäimeksi (Shortcut key) asetetaan [Ctrl + 2]

            Lisäksi on asetuksia, jotka ovat mahdollisesti jo käytössä Otsikko 2 (Heading 2) -tyylissä - tarkista kuitenkin:
            - kieli on suomi (valitse tarvittaessa jokin muu kielivaihtoehto)
            - leski- ja orporivien esto (Widow/Orphan control) on käytössä, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle
            - kappale sidotaan seuraavaan (keep with next) eli otsikko ei koskaan jää yksinään sivun alareunaan, vaan pysyy sitä seuraavan alaotsikon tai tekstikappaleen mukana
            - jäsennystaso (outline level) on Taso 2 (Level 2) eli tyyli on sisällysluettelossa toisella tasolla

            Otsikoiden numerointi

            otsikoiden numerointi

            Seminaaritöissä, raporteissa, sopimuksissa ja lukuisissa muissa asiakirjoissa otsikot on usein numeroitu. Word 2010:ssa otsikoiden numerointi samalla kerralla kaikkiin otsikoihin tehdään seuraavasti:

            • Valitaan Aloitus | Kappale (Home | Paragraph) -kohdan valikosta Monitasoinen luettelo (Multilevel List) vaihtoehto, jossa jokaisen numeron perässä on teksti Heading + numero (kuva oikealla).

             

            Aseta otsikkotyyleihin numerointi. Nyt jokaisessa otsikossa dokumentin pääotsikkoa lukuunottamatta pitäisi olla numero. 

            Uuden tyylin luominen

            Useimmiten Wordin omilla tyyleillä pärjää mainiosti. Joskus tarvitaan kuitenkin sellaista tyyliä, jota valmiissa vaihtoehdoissa ei ole mukana.

            Uusi tyyli luodaan Tyylit (Styles) -ikkunan vasemmasta alanurkasta löytyvällä painikkeella New Style (Uusi tyyli) . Avautuvassa ikkunassa

            • annetaan nimi uudelle tyylille
            • valitaan tyylin lähde (style based on) eli jokin olemassa oleva tyyli, jonka pohjalta uusi tyyli luodaan
            • valitaan seuraavan kappaleen tyyli (style for following paragraph)
            • muokataan tyylin ulkoasua

            Normaalisti tieteellisissä tai asiateksteissä lähdeluettelon tai kirjallisuusluettelon otsikkoa ei ole numeroitu. Korjaa siis asia tässä dokumentissa: Siirrä kursori dokumentin viimeiseen otsikkoon Lähteet. Luo otsikkoa varten siis uusi tyyli, joka pohjautuu tyyliin Otsikko 1 (Heading 1). Uusi tyyli saa olla muuten samanlainen, mutta siinä ei ole numerointia. Numeroinnin pystyt poistamaan kohdassa Muotoile | Numerointi (Format | Numbering)

            Uuden tyylin voi luoda myös esimerkiksi silloin, kun osa dokumentista on kirjoitettu eri kielellä. Tällöin erikielisille tekstikappaleille voi luoda oman tyylin, jolloin niille saadaan myös oikean kielen mukainen oikoluku.

            Sisällysluettelo

            Sisällysluettelon lisääminen

            Kun otsikoihin on käytetty valmiita otsikkotyylejä, on sisällysluettelon automaattinen luominen helppoa. Sisällysluettelon voi lisätä kohdasta Document Elements | Table of Contents valitsemalla avautuvasta valikosta

            • jonkin valmiista vaihtoehdoista TAI
            • toiminnon Lisää sisällysluettelo (Insert table of contents).

            Valmiiden vaihtoehtojen mukana tulevat tietyt muotoilut ja Sisällysluettelo-otsikko. Insert | Index and Tables |  Table of Contents -kohdassa pääset mm. valitsemaan, mitkä otsikkotyylit tulevat mukaan sisällysluetteloon kohdasta Näytä tasot (Show levels).

            Huom! Sisällysluettelo tulee aina siihen kohtaan, jossa hiiren kursori on, kun ryhdyt lisäämään sisällysluetteloa.

              Lisää sisällysluettelo dokumentin alkuun heti pääotsikon alle. Älä valitse valmista vaihtoehtoa, jonka mukana tulee sisällysluettelolle otsikko, vaan käytä Insert | Index and Tables |  Table of Contents) -toimintoa.

              Sisällysluettelon päivittäminen

              Muista näppäinyhdistelmät: tallenna [Ctrl + S] ja peru edellinen toiminto [Ctrl + Z]

              Kun otsikoihin tehdään muutoksia tai dokumenttiin tulee lisää tekstiä niin, että sivunumerot muuttuvat, sisällysluettelo tulee päivittää. Vasta päivittäminen tuo muutokset näkyviin sisällysluettelossa.

              Sisällysluettelon voi päivittää

              a) klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta sisällysluettelon päällä, valitsemalla avautuvasta valikosta Update Field  ja avautuvasta ikkunasta joko  Update page numbers only tai Update entire table.

              Aseta kursori sisällysluettelon ensimmäisen rivin alkuun. Lisää seuraavaksi sivunvaihto dokumentin pääotsikon ja sisällysluettelon väliin valikkokomennolla Lisää (Insert) | Sivunvaihto (Page break). Päivitä sisällysluettelo. Huomaat, miten sisällysluettelon sivunumerot muuttuvat.

              Sisällysluettelon tyylien muokkaaminen

              Myös sisällysluettelon tyylejä voi muokata. Tyylivalikosta löytyvät tyylit Sisluet1 (TOC1), Sisluet 2 (TOC2) jne. vaikuttavat juuri sisällysluettelon tyyleihin.

              Materiaalin ovat laatineet Pekka Makkonen, Miia Lehtola ja Tanja Välisalo.