Viitteidenhallintaohjelmat

tekijä: Eeva Marjatta Koponen Viimeisin muutos maanantai 10. tammikuuta 2022, 11.56

Suosittelemme käyttämään lähteiden ja viitteiden hallinnassa apuna erillistä viitteidenhallintaohjelmaa, kuten Zotero tai Mendeley. Niiden avulla keräät, muokkaat ja kansioit lähdeviitteesi sekä lisäät tekstinsisäiset viitteet ja lähdeluettelot tekstiin valmiiksi muotoiltuna! Ohjelmissa on useita eri viittaustyylejä ja niiden vaihtaminen onnistuu helposti. Voit myös hyödyntää kaikille opiskelijoille avointa Zotero-koulutusta, jota on tarjolla useita kertoja lukukausien aikana.

HUOM! 27.8.2021: Jyväskylän yliopiston RefWorks-sopimus päättyy 31.12.2021. Vaihtoehtoja RefWorksille ovat esimerkiksi ilmaisohjelmat Zotero (https://www.zotero.org/) ja Mendeley (https://www.mendeley.com/). Avoimen tiedon keskuksen koulutuksissa aletaan ohjeistaa pääasiassa Zoteron käyttöön. Tälle sivulle lisätään loppuvuoden 2021 aikana ohjeita Refworksista siirtymiseen ja Zoteron käyttöön. Moniviestimeen on myös tulossa ohjevideoita: Zotero-ohjeet — Moniviestin (jyu.fi)

Viitteiden siirto Refworksista toiseen ohjelmaan

Refworks-tilillä olevat viitetiedot on mahdollista siirtää Zoteroon tai Mendeleyhin käyttämällä RIS-formaattia. Valitettavasti viitteisiin liitetyt pdf-kokotekstit ja niihin tehdyt merkinnät eivät siirry. Katso myös ohjevideo siirrosta: Viitteiden siirto Refworksista Zoteroon tai Mendeleyhin — Moniviestin (jyu.fi).

RIS-tiedoston luonti Refworksissa:

  • Mieti ensin, mitkä viitteet haluat siirtää. Jos mahdollista, tässä vaiheessa kannattaa poistaa tililtä tarpeettomat viitteet ja duplikaatit. Jos haluat säilyttää Refworks-tilin kansiorakenteen, joudut siirtämään viitteet kansio kerrallaan.
  • Avaa Refworksin All References -kohta tai se kansio, jonka viitteet haluat siirtää. Valitse Refworksin työkalupalkista Share > Export references. Voit viedä tilin/kansion kaikki viitteet tai listalta valitsemasi. Valitse formaatiksi RIS-format ja paina Export.
  • Selain lataa koneellesi tiedoston nimeltä export.ris. Löydät tiedoston useimmissa tapauksissa tietokoneen Lataukset/Downloads-kansiosta. Jos kansiossa oli jo aiemmin tekemiäsi RIS-tiedostoja, uusien tiedostojen nimi on export (1).ris, export (2).ris jne. Pystyt siirtämään näiden tiedostojen kautta Refworks-tilin viitetiedot Zoteroon, Mendeleyhin ja muihinkin viitteidenhallintaohjelmiin.

RIS-tiedoston tuonti Zoteroon:

  • Avaa Zoteron työpöytäsovelluksessa työkaluvalikosta File > Import. Valitse tuonti tiedostosta A file (...) ja paina Next. Etsi oikea tiedosto esimerkiksi Lataukset/Downloads-kansiosta ja avaa se. Kannattaa pitää valinta "Place imported collections and items into new collection" ja valinta "Copy files to the Zotero storage folder". Paina Next ja viimeistele tuonti.
  • Viitetiedot ovat siirtyneet Zoteron kansioon (Collection), joka on nimetty tiedoston mukaan, esimerkiksi "export". Jos siirrät viitteitä Refworks-kansio kerrallaan, nimeä tässä vaiheessa kansio (Collection) haluamaksesi.
  • Kannattaa mahdollisuuksien mukaan tarkistaa ovatko tiedot siirtyneet oikein. Kansio kerrallaan viitteitä siirrettäessä syntyviä duplikaatteja voi yhdistellä Zoteron Duplicate Items -kohdassa.
RIS-tiedoston tuonti Mendeleyhin:
  • Avaa Mendeleyn työpöytäsovelluksessa työkaluvalikosta File > Import > RIS... Etsi oikea tiedosto esimerkiksi Lataukset/Downloads-kansiosta ja avaa se, jolloin tuonti käynnistyy automaattisesti.
  • Viitetiedot ovat siirtyneet Mendeley-tilille, ja ovat siirron jälkeen valittuna. Jos siirrät viitteitä Refworks-kansio kerrallaan, tee tässä vaiheessa siirtyneille viitteille uusi Mendeley-kansio (Folder).
  • Kannattaa mahdollisuuksien mukaan tarkistaa ovatko tiedot siirtyneet oikein. Kansio kerrallaan viitteitä siirrettäessä syntyviä duplikaatteja voi yhdistellä Mendeleyn Check for Duplicates -toiminnolla.

Zotero-ohjeet

Alla tiivistetyt suomenkieliset ohjeet Zoteron käyttöön. Löydät kattavat ohjeet englanniksi Zoteron sivuilta: Zotero Documentation.

Zoteron käyttöönotto

Zotero on ilmainen ohjelma. Voit ladata työpöytäsovelluksen sivuilta zotero.org.

  • Lataa sovellus kohdasta Download > Zotero 5.0 for Windows. Sovellus on saatavissa Windowsille, macOS:lle ja Linuxille.
  • Yliopiston henkilökunta voi ottaa Zoteron käyttöön työkoneelleen Software Center -palvelusta.
  • Työpöytäsovelluksen lisäksi asenna Zoteron apuohjelmat: Zotero Connector selaimeen ja Word tai LibreOffice/OpenOffice -lisäosa. Jos apuohjelmat eivät asennu automaattisesti työpöytäsovelluksen mukana, voit asentaa ne Zoteron työpöytäsovelluksen kautta kohdista:
    • Tools > Install Browse Connector
    • Tools > Add-ons
  • Voit myös tehdä tilin Zoteroon. Tili kopioi viitetietosi Zoteron palvelimille, jolloin voit synkronoida tiedot useammalle laitteelle. Se myös mahdollistaa viitteiden jakamiseen toisille käyttäjille. Tili liitetään työpöytäsovellukseen kohdasta Edit -> Preferences -> Sync. Samasta kohtaa löytyy myös linkki, josta pääsee tekemään tilin, jos sellaista ei vielä ole.

Viitetietojen lisääminen Zoteroon

Helpoin tapa lisätä viitetietoja Zoteroon on selainlaajennus Zotero Connector.

  • Asenna selainlaajennus käyttämääsi selaimeen Zoteron työpöytäsovelluksen tai verkkosivujen kautta.
  • Selainlaajennus näkyy painikkeena selaimen työkalupalkissa osoiterivin oikealla puolella. Zoteron työpöytäsovelluksen on oltava päällä, kun tietoja halutaan siirtää.
  • Mene selaimella julkaisun tietoihin esimerkiksi kirjastotietokannassa tai kustantajan sivuilla. Painike muuttaa muotoaan, kun se tunnistaa sivuilla olevan julkaisun tiedot. Paina painiketta ja viitetiedot siirtyvät Zoteroon, voit myös valita tässä vaiheessa mihin kansioon tiedot lisätään. Jos olet sivuilla, joiden kautta on pääsy julkaisun pdf-kokotekstiin, myös tiedosto siirtyy Zoteroon.

Muita tapoja lisätä viitetietoja Zoteroon:

  • .ris- tai .bib-tiedostona siirto. Tällä tavalla voi siirtää kerralla suuria määriä viitteitä. Tee tiedosto tietokannan export-toiminnolla. Valitse Zoteron työpöytäsovelluksessa "File > Import > A file" ja etsi oikea tiedosto.
  • Viitteiden lisääminen käsin. Käytä, jos viitettä ei ole saatavana/siirrettävissä sähköisenä. Zoteron työpöytäsovelluksessa "File > New item" tai painike "New Item"
  • PDF-muotoisten artikkelien tietojen tunnistus. Vedä PDF-tiedosto Zotero-ikkunaan. Toimii parhaiten melko uusille kansainvälisten tieteellisten lehtien artikkeleille.
  • Viitetietojen haku julkaisutunnuksella (esim. doi, ISBN). Zoteron työpöytäsovelluksessa painike "Add Item(s) by Identifier".

Viitteiden käsittely Zoterossa

  • Voit korjata viitetietoja, kun avaat viitteen tiedot Zoteron työpöytäsovelluksessa. Muutokset tallentuvat automaattisesti. Voit lisätä viitetietoihin avainsanoja (Tags), tiedostoja (Add attachment) tai kommentteja (Notes).
  • Voit luoda kansioita ja alikansioita. Zoteron työpöytäsovelluksessa Painike "New Collection" ja kansiota hiiren oikealla näppäimellä klikatessa "New Subcollection". Voit myös nimetä kansioita uudelleen, ja poistaa tarpeettomaksi käyneet.
  • Kansioi viitteesi vetämällä ne halutun kansion päälle Zoteron työpöytäsovelluksessa. Oletuksena sama viite jää siirrettäessä myös vanhaan kansioon, mutta voit poistaa sen klikkaamalla viitettä kansiossa hiiren oikealla näppäimellä ja valitsemalla "Remove Item from Collection".
  • Poistetut viitteet menevät roskakoriin (Bin), josta ne voi palauttaa tai hävittää lopullisesti.
  • "Duplicate Items" -kohdasta voit tarkistaa ja yhdistää viitteiden kaksoiskappaleita.
  • Voit jakaa viitetietoja toisille Zotero-käyttäjille Zotero-tilisi kautta.

Tekstinsisäiset viitteet ja lähdeluettelo Zoteron avulla

Zoteron avulla voi lisätä viitteitä ja lähdeluetteloita tekstiin Wordissa, Libre/OpenOfficessa ja Google Docsissa. Word ja Libre/OpenOffice -lisäosat voi asentaa Zoteron työpöytäsovelluksen kautta "Tools > Add-ons". Google Doc -työkalu on osa Zotero Connector -selainlaajennusta. Wordissa Zotero-lisäosa näkyy työkalupalkissa omana välilehtenään nimeltään "Zotero".

  • Tekstinkäsittelyohjelmien lisäosat saavat viitetiedot Zoteron työpöytäsovelluksesta, joten niihin ei kirjauduta erikseen. Työpöytäsovelluksen on oltava asennettuna ja avattuna, kun haluat käyttää tekstinkäsittelyohjelmien lisäosia.
  • Viittaustyyli valitaan kohdasta "Document Preferences". Oletustyylejä on kymmenkunta, mutta tyylejä voi lisätä listaan työpöytäsovelluksen kautta. Jos vaihdat viittaustyyliä, jo tehdyt viitteet ja lähdeluettelo päivittyvät uuteen tyyliin automaattisesti.
  • "Add/Edit Citation" -painikkeesta lisätään ja muokataan viitteitä tekstiin. Viitteisiin voi myös lisätä esimerkiksi sivunumerot ja tekijän nimen voi piilottaa, jos halutaan viitteeseen pelkkä vuosiluku.
  • "Add/Edit Bibliography" -painike tekee lähdeluettelon, johon tulee automaattisesti ne lähteet johon tekstissä on viitattu. Lähdeluettelo päivittyy automaattisesti, kun lisäät uusia viitteitä.
  • "Refresh"-painikkeella päivität työpöytäsovelluksesta uudet ja muokatut viitetiedot.
  • "Unlink Citations" -painikkeella voit poistaa tiedoston linkityksen Zoteroon. Tämä kannattaa tehdä vasta aivan tekstin viimeistelyvaiheessa, koska viitteiden linkitystä ei voi palauttaa. Viitteet ja lähdeluettelo ovat linkitysten poiston jälkeen normaalia tekstiä, jota voit huoletta muokata käsin.

Jos et halua tai voi käyttää tekstinkäsittelyohjelmien lisäosia, niin Zoteron avulla voi tehdä myös pelkän kopioitavan lähdeluettelon. Tee halutuille viitteille oma kansio, valitse kansion kaikki viitteet, ja klikkaa hiiren oikean näppäimen takaa "Create Bibliography from Items". Voit valita käytettävän viittaustyylin ja tallentaa lähdeluettelon tiedostona tai leikepöydälle, josta voit liittää sen haluamaasi ohjelmaan.

Viittaustyylit Zoterossa

Zoteron kautta on käytössä valtava määrä kansainvälisiä viittaustyylejä, jotka on tehty CSL-ohjelmointikielellä. Voit lisätä niitä kohdasta Edit > Preferences > Cite. Suurimman osan viittaustyyleistä voi kääntää ohjelmassa suomenkieliseksi, mutta valitettavasti ne eivät välttämättä toimi aivan täydellisesti suomenkielisinä. Voit ladata alta suomenkielisen version eräistä käytetyimmistä tyyleistä. Näiden tyylien pitäisi noudattaa paremmin suomen kielen sääntöjä kuin Zoteron itse kääntämät tyylit. Samat CSL-tyylitiedostot toimivat myös Mendeleyssä. Lataa tyylitiedosto, ja avaa se Zoterossa kohdasta Edit > Preferences > Cite > +.

kuuluu seuraaviin kategorioihin: