Aineiston dokumentointi ja metatiedot

tekijä: Tiia Marjaana Puputti Viimeisin muutos torstai 03. syyskuuta 2020, 13.44

Aineiston dokumentointi ja tarvittavien metatietojen tuottaminen

Aineistonhallintasuunnitelmassa kerrot tässä kohtaa

1 Kirjoita oman aineistosi keskeiset metatiedot siltä osin kuin mahdollista.

Liittyy kaikkiin FAIR-periaatteisiin eli FindableAccessibleInteroperable ja Re-usable. 

Dokumentointi auttaa tekemään parempaa tiedettä

Tieteellisessä tiedontuottamisessa edellytetään, että tutkimusprosessi dokumentoidaan niin tarkasti, että tutkimus olisi mahdollista toistaa jälkikäteen samanlaisena. Pidä tutkimusprosessissasi alusta alkaen huoli siitä, että sinun on mahdollista kuvata se tarpeeksi tarkasti opinnäytteessäsi. 

Dokumentointivaatimus koskee myös aineistoja – aineistojen synty, rakenne ja käsittely tulee pystyä kuvaamaan muille ymmärrettävässä muodossa. Aineistoon liittyvään dokumentointiin voi käyttää esimerkiksi formaalia tutkimuspäiväkirjaa tai excel-taulukkoa, jossa kerrotaan 

  • mistä eri osista aineisto koostuu, sekä 
  • keskeiset tiedot aineiston osista (esim. haastatteluista haastateltava, haastattelupäivä, teema,  jne.)

Dokumentoinnin avulla aineistosta pidetään eräänlaista inventaaria. Dokumentointi on toisin sanoen aineiston kirjanpitoa. Käytännössä pidät kirjaa siitä, mitä teit, milloin, miten ja keiden kanssa. Dokumentointi auttaa sinua löytämään esimerkiksi tekemiesi haastatteluiden joukosta juuri sen yhden haastattelun, jossa puhuttiin asiasta x.

Näin tehdessäsi työskentelysi on pidemmälle ajateltua, systemaattisempaa ja jäsentyneempää eli teet parempaa tiedettä. Helpotat omaa etenemistäsi, kun tiedät, mitä olet tekemässä ja miten löydät aineistostasi sen, mitä kulloinkin tarvitset. Voit näin myös palata aineistoosi ongelmitta tai luovuttaa sen lupien salliessa muiden tutkijoiden käyttöön ja se on heille ymmärrettävää. 

Eri tieteenaloilla voi olla dokumentointiin liittyviä omia käytänteitä. Kemian opiskelijat voivat katsoa esimerkin laboratoriopäiväkirjan täyttämisestä.

Metatiedot ovat osa dokumentointia

Dokumentointiin kuuluu aineiston metatietojen kirjaaminen ja päivittäminen. Tarvitset siis tutkimusaineistosi liitteeksi sitä kuvailevaa ja teknistä tietoa eli aineistosi metatiedot (metadata). Metatieto tarkoittaa tietoa tiedosta, tässä tapauksessa tietoa tutkimusaineistostasi. Metatietoja ovat esimerkiksi aineistolle annettu nimi sekä milloin ja miten aineisto on kerätty. Voit ajatella metatietoja yhdenlaisena aineiston lukuoppaana (”readme tiedosto, esim. Guide to writing ”readme” style metadata). 

Metatietojen avulla varmistat, että sinä tai jatkokäyttäjä pystyy löytämään kaiken tarvittavan ja tulkitsemaan aineiston samalla tavalla käyttöhetkestä ja -kontekstista riippumatta. Jos sinulla olisi pelkkä keräämäsi aineisto, mutta ei minkäänlaista selittävää tietoa ja gradun tekemiseen tulisi tauko, muistaisitko enää kuukauden päästä, mitä olit tekemässä? Ja jos luovuttaisit aineiston tutkimusryhmän käyttöön, mutta et olisi selittänyt käyttämiäsi muuttujia ja lyhenteitä, pystyisikö tutkimusryhmä edes ymmärtämään aineistoa?

Entä jos käytät valmista aineistoa? Arkistoidussa valmiissa aineistossa arkistoija on hoitanut kuvailut ja löydät ne arkiston aineistoluetteloista. Mutta valmiin aineiston pohjalta tekemäsi omat taulukoinnit ja vastaavat kuuluvat itse tekemäsi kuvailun piiriin. Omassa aineistossasi voit tallentaa sekä tutkimusaineiston että sen kuvailutiedot sisältävän tiedoston samaan paikkaan.  

Huomaa, että vaikka et todennäköisesti pysty määrittelemään täysin tarkasti kaikkia tutkimuksesi kannalta relevantteja metatietoja tutkimuksesi alkuvaiheessa, niin suunnittele ne sillä tarkkuudella kuin se on mahdollista. 

Metatiedoissa ei tarvitse kertoa uudestaan asioita, jotka on jo kerrottu muualla. Jos jokin asia on selitetty esimerkiksi tutkimussuunnitelmassa, sitä ei tarvitse selittää uudestaan aineistonhallintasuunnitelman metatieto-osiossa.

Muista tarkentaa suunnitelmaasi koko tutkimusprosessin ajan eli myös kurssin jälkeen! 

Katso video, jolla kerrotaan muun muassa dokumentoinnin kannalta haasteellisesta tilanteesta, kun gradu on jäänyt odottamaan useaksi vuodeksi. 

Seuraavalta sivulta löydät listan metatiedoista.