Siirry sisältöön. | Siirry navigointiin

Jyväskylän yliopiston Koppa

HUOM! Kopan käyttö päättyy 31.7.2024! Lue lisää.


Navigation

Tutustu tietosuojailmoitukseen

tekijä: timapupu Viimeisin muutos tiistai 27. kesäkuuta 2023, 11.58

Materiaali on siirretty uusille sivuille (linkki). Tätä Kopassa olevaa materiaalia ei enää päivitetä ja siinä voi olla vanhentuneita tietoja.

Tietosuojailmoitus: Löydät lomakkeet ja ohjeet yliopiston sivulta

Tietosuojailmoitus tehdään aina, jos tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja. Tutkittavalla on lähtökohtaisesti oikeus tietää henkilötietojensa käsittelystä. Tutkittavan kanssa sovitaan siitä, millä tavoin häntä koskevia tietoja saa käyttää ja jakaa. Tämä tehdään tietosuojailmoituksen avulla ja sitä täydentävällä tiedotteella ja suostumuslomakkeella. 

Tietosuojailmoitus on lomake, jossa kerrot tutkittavalle esimerkiksi mitä tietoja kerätään, miksi, mitä niillä tehdään ja miten ne turvataan. Tietosuojailmoitus annetaan tutkittaville. Tietosuojailmoituksen voi esimerkiksi laittaa sähköpostin liitteeksi, antaa tutkittavalle paperisena tai linkittää Webropol-kyselyn alkuun. 

Jos haluat laittaa linkin tietosuojailmoitukseen Webropol-kyselyssä: Tietosuojailmoituksen voi laittaa esimerkiksi henkilökohtaiselle verkkosivulle, joka opiskelijoille on käytössä yliopiston kautta ja sitten linkittää Webropol-kyselyn alkuun. Webropolissa pitää laittaa tekstieditori päälle, jotta linkittäminen onnistuu (kaksi T-kirjainta vierekkäin oikeassa yläkulmassa).

Jos teet opinnäytettä tutkimusryhmässä, et välttämättä tee tietosuojailmoitusta itse. Voi olla, että tutkimushankkeessa tietosuojailmoitus on jo hoidettu ja sinut on ilmoitettu tietosuojalomakkeella henkilötietojen käsittelijänä. Tällöin saat aineiston tai sen osan käyttöösi luottamuksellisesti.

Henkilötietojen käsittely täytyy perustella. Tutkimussuunnitelmassasi kuvaat tutkimusasetelman ja tutkimuksen tavoitteet. Henkilötietojen käsittely täytyy pystyä perustelemaan näiden pohjalta. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla ”tarkoituksenmukaista, suunniteltua, asiallisesti perusteltua ja tietojen käsittelyyn on laillinen käsittelyperuste” Lähde.

Tietosuojailmoituksen täyttäminen

  • Yliopiston tietosuojaohjeessa on mallipohja opiskelijalle. Tietosuojailmoituksessa on valmiiksi täytettyä tietoa. Täydennä tietosuojailmoitukseen kohdat, joissa kerrot omasta tutkimuksestasi.
  • Henkilötietojen käsittelyperuste kerrotaan tietosuojailmoituksessa. Tieteellisessä tutkimuksessa henkilötietojen käsittelyperusteena on yleensä yleisen edun mukainen tutkimus eli henkilötietojen käsittely tieteellistä tutkimusta varten. Tämä koskee myös graduja. Joskus käsittelyperuste voi olla myös tutkittavan antama suostumus, mutta nämä tilanteet ovat harvinaisia. 

  • Kandityöt: merkitse tietosuojailmoitukseen käsittelyperusteeksi "suostumus" ja pyydä allekirjoitus suostumuslomakkeeseen.

Älä kerää ylimääräisiä henkilötietoja!

  • Voi olla houkuttelevaa esimerkiksi kysyä tutkittavalta mahdollisimman paljon tietoa tämän taustasta. Kerää kuitenkin vain sellaisia tietoja, joita oikeasti tarvitset, jotta voit vastata tutkimuskysymyksiisi. 

  • Joskus haastateltava kertoo itsestään enemmän kuin haastattelija on kysynyt. Tällöin ylimääräiset tiedot tulee poistaa aineistosta (henkilötietojen käsittelyn minimointi). 

Katso videot!

Ensimmäisellä videolla puhutaan tietosuoja-asetuksesta, henkilötiedon määritelmästä ja tietosuojailmoituksesta.

Videolla 2 ja videolla 3 kuulet opiskelijan kokemuksia muun muassa tutkittavien rekrytoinnista, tietosuojailmoituksen tekemisestä ja pseudonymisoinnista narratiivisessa tutkimuksessa. 

Viimeisessä videossa käsitellään samoja aiheita, mutta näkökulmana on verkkokyselyn toteuttaminen tietosuoja huomioiden.

Anonymisoinnista ja pseudonymisoinnista lisää seuraavalla sivulla. 

 

Suostumus

Vaikka käsittelyperuste olisi yleinen etu, yleensä suostumus pyydetään joka tapauksessa, koska näin saadaan todiste ns. moraalisesta suostumuksesta osallistua tutkimukseen. Tällöin on kyse suostumuksesta osallistua tutkimukseen, eikä suostumuksesta käsittelyperusteena. Käsittelyperuste määrittää mm. sitä, mitä oikeuksia tutkittavalla on.

Yliopiston tietosuojaohjeissa sanotaan, että "Suostumukseksi osallistua riittää mm. haastatteluun vastaaminen, sähköpostiviesti tai Webropol kyselyyn vastaaminen, sen jälkeen kun tutkittava on saanut tiedotteen ja tietosuojailmoituksen."

Jos tutkittava on alle 15-vuotias, tutkimukseen tarvitaan yleensä vanhemman suostumus.   

 

Esimerkki
Entä jos en aio julkaista saamiani henkilötietoja? Tarvitseeko silloin tehdä tietosuojailmoitus? 
Sillä ei ole väliä, julkaisetko saamasi tiedot. Väliä on sillä, että käsittelet näitä tietoja.