Tietopyyntöön vastaaminen
EUO 1858/2005 ja 1859/2005 Viranomaisen vastaamisvelvoite. Hallintoviranomaisen on vastattava saamaansa viestiin ja sen kuuluu aina antaa pyydetyt tiedot, ellei pyynnön epäämiseksi ole päteviä perusteluja. Mikäli asia ei kuulu virastolle, sen on ohjattava tiedustelu oikealle viranomaiselle tai annettava oikean viranomaisen yhteystiedot. Tapauksessa virasto oli vedonnut antamiinsa yleisohjeisiin, joiden mukaan kyseisen kaltainen tiedustelu olisi tullut toimittaa virastolle kirjeitse. Nyt pyyntö oli tehty sähköpostitse. Tämän vuoksi virasto epäili, että tiedustelu oli vahingossa hävinnyt. Virasto sai kertomansa mukaan sähköpostiinsa huomattavan määrän roskapostia. Toisaalta viraston mielestä tiedusteltu asia olisi selvinnyt internetistä saatavin tiedoin ilman viraston apua. Virasto suostui kuitenkin oikeusasiamiehen ratkaisuesitykseen, toimitti pyydetyt tiedot ja maksoi kantelijalle kohtuulliseksi katsotun korvauksen.
EUO 1010/2008 Tietopyynnön käsittely. Komissiolle osoitettu tietopyyntö tulee kirjata välittömästi ja kirjatusta tietopyynnöstä on lähetettävä pyytäjälle kuittaus. Pyytäjälle on luovutettava asiakirjat tai vaihtoehtoisesti toimitettava tietopyynnön kirjaamisesta kirjallinen perusteltu vastaus 15 työpäivän kuluessa. Tämä aikaraja voidaan ylittää 15 työpäivällä, mikäli pyydetty asiakirja on poikkeuksellisen laaja. Komission on lisäksi tiedotettava pyynnön esittäjälle käsittelyn viivästymisestä ja sen syistä. Mikäli komissio tarvitsee asiakirjan luovutusta koskevan päätöksen tekemiseksi lausunnon kolmannelta osapuolelta, lausunnon mahdollinen viivästyminen tai puuttuminen ei ole peruste aikarajan ylittämiselle. Komission on tehtävä päätös sen käytettävissä olevien tietojen pohjalta, mikäli kolmannelta osapuolelta ei saada pyydettyä lausuntoa. Tapaus liittyi syyskuussa 2007 tehtyyn tietopyyntöön, jonka käsittelyn viivästyttyä oikeusasiamies oli antanut komissiolle huomautuksen.
EUO 3697/2006, EUO 1190/2008 Tietopyynnön rekisteröinti ja lausuntojen hakeminen. Saapuvien hakemusten rekisteröinnistä ei ole olemassa selviä sääntöjä. Tästä huolimatta komission hallinnollisten yksiköiden toiminta tulisi järjestää niin, että saapuneet hakemukset rekisteröitäisiin viimeistään hakemuksen saapumista seuraavana työpäivänä. Hakijalle on selvitettävä yksityiskohtaisesti mahdollisen viivästyksen syyt. Tapauksessa esitetty yksinkertainen viittaus siihen, että pyyntöasian ratkaisemiseksi oli kuultava myös muita komission toimielimiä, ei riitä. Tällaisen tiedon perusteella pyytäjä ei voinut arvioida aikarajan yksipuolisen jatkamisen perusteita. Viranomaisen olisi tullut selvittää, miksi muiden toimielinten kuuleminen olisi ollut tarpeellista ja miksei kuuleminen voinut tapahtua nopeammalla aikataululla.
EUO 3824/2006 Pyydettyjen asiakirjojen tunnistaminen. Komissio menetteli väärin, kun se ei selvästi kertonut, ettei ymmärtänyt sille tehtyä asiakirjapyyntöä. Oikeusasiamies oli tyytyväinen komission ilmoitukseen, jonka mukaan se olisi valmis tutkimaan tietopyynnön uudestaan, mikäli asiakirjoja pyytänyt tarkentaisi tietopyyntöään. Komissio ei kuitenkaan ollut kyllin selvästi ilmaissut, ettei se kyennyt tunnistamaan pyydettyjä asiakirjoja.
EUO 429/2007 Asiakirjojen toimitusmaksu. Komissio sai huomautuksen huomattavan hitaasta asiakirjanpyynnön käsittelystä. Tapauksessa valitettujen luovutusmaksujen osalta oikeusasiamies totesi, että komissiolla oli niihin oikeus. Maksuja ei kuitenkaan voitu periä automaattisesti, vaan tapauksista olisi pitänyt tehdä hallinnolliset päätökset, jotka olisi pitänyt perustella selkeästi ja riittävästi. Perittävä korvaus ei saisi myöskään ylittää todellisia kopiointi- ja lähetyskuluja. Tapauksessa asiakirjojen pyytäjälle olisi tullut antaa tiedot, joiden avulla olisi pystyttävä arvioimaan edellä mainitun periaatteen toteutumista. Komissio oli perinyt automaattisesti 0,10 euroa arkilta, mikä oli menettelynä väärä ja johti huomatukseen.