Siirry sisältöön. | Siirry navigointiin

Jyväskylän yliopiston Koppa

HUOM! Kopan käyttö päättyy 31.7.2024! Lue lisää.


Navigation

Hyvä tiedonhallintatapa

tekijä: erkkia — Viimeisin muutos torstai 01. huhtikuuta 2010, 18.35

 

Julkisuuslaissa on määritelty erikseen, mitä julkisuusperiaate edellyttää hyvältä tiedonhallintatavalta. Arvioinnin kohteina ovat asiakirjat, tietojärjestelmät ja niihin sisältyvät tiedot. Näiltä edellytetään saatavuutta, käytettävyyttä, eheyttä ja suojaamista. Saatavuudella tarkoitetaan tiedonsaannin teknisten edellytysten turvaamista, kuten pääsyä tietoon, tiedon luettelointia ja arkistointia. Se että tiedot ovat käytettävissä tarkoittaa käsitystä asiakirjojen ja tietojen luonteesta ja hyväksikäytön mahdollisuudesta (kohtuullisessa ajassa). Sivullisille ei kuitenkaan edellytetä suoraa käyttöyhteyttä viranomaisen tiedostoihin. Tiedonhallinnan eheydessä kysymys on tiedon säilyttämisestä tallennetussa muodossa, tietojen oikeellisuudesta ja aitoudesta sekä tietojärjestelmien toimintakyvystä varsinkin julkisten rekisterien kohdalla. Aineistojen suojaamisella ehkäistään asiakirjoihin, tietoon ja tietojärjestelmiin kohdistuvia vahinkoja ja huolehditaan tarvittavasta salassapidosta. Hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen edellyttää henkilöstön kouluttamista, toimintojen ohjeistamista ja toimintatapojen säännöllistä valvontaa.

Erityisten asiakirjarekisterien avulla voidaan seurata asioiden käsittelyä ja etenemistä ja saada lisäksi tietoa siitä, miten etsitty tieto voidaan asiakirjoista ylipäätään löytää. Asiakirjojen löydettävyys edellyttääkin viranomaisilta toimivaa diaaria, asioiden käsittelyjärjestelmiä ja arkistointimenetelmiä. Viranomaisen on pidettävä yllä luetteloa käsiteltäviksi antamistaan, ottamistaan, ratkaisemistaan ja käsittelemistään asioista. Kohteena ovat sekä viranomaiselle saapuneet että viranomaisen omasta aloitteestaan vireille panemat asiat. Yksittäisiin asiakirjoihin on sisällytettävä riittävät tunnistetiedot, esimerkiksi asiakirjan laatineesta viranomaisesta ja laatimisajankohdasta. Julkiset ja salassa pidettävät asiat on pystyttävä erottelemaan toisistaan. Se että koko diaari voitaisiin pitää kokonaisuudessaan salassa edellyttää koko luetteloon ulottuvaa erityissäännöstä. Asiakirjarekisteri on sijoitettu yleensä kirjaamoon tai muuhun yleisöpalvelupisteeseen.

Tietohallinto on järjestettävä siten, että asiakirjojen julkisuus, tietojärjestelmät mukaan lukien, on vaivattomasti toteutettavissa. Viranomaiselta edellytetään julkisia kuvauksia tietojärjestelmistä ja niistä saatavista olevista julkisista tiedoista. Kuvausten pohjalta tietoa etsivillä on mahdollisuus saada ainakin pääpiirteinen käsitys siitä, minkälaisia asiakirjoja viranomaisella on hallussaan ja minkälaisia tietoja ne sisältävät. Myös salassa pidettävät asiakirjat on kuvattava, jos se voidaan toteuttaa paljastamatta salassa pidettäviä tietoja.