Rekisteritietojen luovuttaminen

by Erkki Antero Ahvenniemi last modified Apr 01, 2010 06:32 PM

 

Vaikka henkilötietoja sisältävien rekisteritietojen tallentamisesta ja käsittelemisestä säädellään erillisessä henkilötietolaissa, tietojen luovutus henkilörekistereistä tapahtuu julkisuuslain pohjalta.

Atk-rekisterin julkisista tiedoista on mahdollista saada kopio teknisenä tallenteena tai muutoin sähköisessä muodossa, jollei erityisistä syistä muuta johdu. Näin käy esimerkiksi jos salassa pidettävä tietoaines ei ole eroteltavissa. Henkilötietoja on mahdollista luovuttaa suullisesti tai, antaa nähtäväksi tai jäljennettäväksi. Tietojen luovuttaminen kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa edellyttää, että saajalla oikeus käyttää tietoja. Muistiinpanomerkintöjen laajuutta ei ole rajoitettu, eikä rekisterin selaamista mielletä tietojen luovuttamiseksi.
Tiedonpyytäjällä ei ole oikeutta käyttää itse viranomaisen järjestelmiä. Lisäksi tietoturvallisuus voi estää kopioinnin omille levykkeille.

Henkilötietojen sähköinen luovuttaminen edellyttää, että tiedonsaajalla on oikeus tallentaa ja käyttää tietoja. Tämän arviointi vastaavasti edellyttää, että pyytäjä ilmoittaa tietojen käyttötarkoituksen. Niitä voidaan luovuttaa esimerkiksi yksityisiin tarpeisiin, kuten tiedonhaluun, kirjeenvaihtoon, osoitteiston ylläpitämiseksi tai sukumatrikkelin laatimiseksi. Lakia ei sovelleta myöskään taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoitusperiin. Sitä vastoin rekisteritietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin ja markkinatutkimuksiin on erikseen säädeltyä tai edellyttää rekisteröityjen suostumusta. Henkilötietolakia ei sovelleta myöskään journalistisia tarkoituksia varten tapahtuvan henkilötietojen käsittelyyn. Toimitusten rekisterit jäävät lain ulkopuolella, koska ne sisältävät tiedotusvälineiden aineistoa sellaisenaan. Myös massamuotoinen rekisteritietojen luovutus toimituksellisiin tarkoituksiin on mahdollista, sillä laissa ei ole tätä estäviä erityissäännöksiä. Tietojen luovuttamiseksi viranomaiselta ei kuitenkaan edellytetä tiedon tuottamiseksi vaativaa ohjelmointityötä tai uuden ohjelman hankkimista.