Tietoaineistojen tuottaminen

Julkisuuslaissa määritellään erikseen viranomaisen velvollisuudet tietoaineistojen tuottamiseksi ja jakamiseksi. Oma-aloitteisesti tuotettu tietoaineisto voi koostua esimerkiksi oppaista, tilastoista tai julkaisuista. Laatimisvelvoite riippuu aineistojen kysynnästä, kuten tiedontarpeesta tai tarjottavien palvelujen käytöstä.

Tuotetuissa aineistoissa voidaan kuvata esimerkiksi viranomaisen toimintoja, tuotettuja ja tarjottavia palveluja tai ratkaisukäytäntöjä. Viranomaiset voivat myös informoida yksilöitä ja yhteisöjä yhteiskunnallisista oloista ja niiden kehityksestä viranomaisen omalla toimialalla tai oikeuksista ja velvollisuuksista viranomaisen toimialaan liittyvissä asioissa. Salassa pidettävistä asiakirjoista voidaan tiedottaa vain jos salassa pidettävät tiedot eivät samalla paljastu. Kansalaisille ja yhteisöille voi olla tärkeää paitsi tietojen saanti myös ymmärrys viranomaisten tiedotustoiminnan periaatteista, toteutuksesta ja vastuusuhteista.

Oma-aloitteisesti tuotetun tiedotusaineiston ohella viranomaiset voivat tuottaa tai luovuttaa tietoaineistoja niitä tarvitseville myös erillisten pyyntöjen pohjalta. Kyse voi olla esimerkiksi usean atk-rekisterin tietojen yhdistelemisestä tietojenkäsittelyn avulla. Näin tuotettu aineisto ei sinällään muodosta julkisuuslaissa ”yhteenkuuluviksi tarkoitetuiksi merkeiksi” määriteltyä asiakirjaa. Pyyntöön pohjautuvan aineiston tuottaminen on yksittäisen viranomaisen harkinnassa, ja kieltäytyminen tästä on täysin mahdollista. Aineiston tuottamisen mahdollisuuksia voidaan arvioida esimerkiksi tarvittavien tietojen haku- ja yhdistelyperusteiden, määrän ja laadun ja aineiston tulevan käyttötarkoituksen pohjalta. Luonnollisestikaan aineiston luovuttaminen ei saa olla ristiriidassa salassapitosäännösten tai henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön kanssa.