Tietopyyntö

tekijä: Erkki Antero Ahvenniemi Viimeisin muutos torstai 01. huhtikuuta 2010, 18.29

 

Aineisto- tai tietopyyntö voidaan esittää sille yksittäiselle viranomaiselle, jonka hallussa pyynnön kohteena oleva asiakirja on. Viranomainen itse on saattanut hajauttaa tai keskittää tietopyyntöjen käsittelyn. Tiedon voi esimerkiksi antaa henkilö, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se oman aseman vuoksi muuten kuuluu. Valmistelussa olevasta asiakirjasta tietoja voi antaa asian valmistelija. Yksittäisellä viranhaltijalla on myös mahdollisuus siirtää luovutuspäätös omalle esimiehelle tai viranomaiselle. Jos tietopyynnön kohde ei ole oikea, viranomainen voi siirtää pyynnön oikealle viranomaiselle.

Tietopyynnöltä voidaan edellyttää tietynasteista yksilöintiä, esimerkiksi tiettyä asiaa tai viranomaisten toimintoja tiettynä ajanjaksona. Yksilöintiä on helpottanut tietotekniikan käyttöönotto, joka mahdollistaa viranomaisrekistereistä tai aineistoista vapaan tekstihaun. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää myös tiedonpyytäjän avustamista tarvittaessa.

Tietopyyntö on käsiteltävä viipymättä, kahden viikon kuluessa. Käsittelyaika voidaan pidentää kuukauteen erityisen poikkeuksellisista syistä. Näitä voivat olla esimerkiksi asiakirjojen runsaus tai niiden sisältämät  salassa pidettävät osat tai vaikea tietojen käsittelyä estävä atk-vika. Julkisuuden tulkinta pyynnön kohteena olevassa aineistossa voi olla erityisen vaikeaa tai tietojen luovuttamien edellyttää luvan saamista ulkomaiselta viranomaiselta. Tietopyynnön käsittelyssä olisi otettava huomioon myös tiedontarpeen kiireellisyys ja tietojen yleisempi merkitys esimerkiksi median uutisoinnissa.

Jos pyynnön kohteena oleva asiakirja on julkinen, tiedonsaannille tai tiedonsaajalle ei ole erityisiä rajoituksia. Tietojen antaminen ei myöskään edellytä erillistä hallintopäätöstä. Mikäli asiakirja on salassa pidettävä, tietoa siitä ei yleensä luovuteta sivullisille. Viranomaisen on käytettävä tietojen luovuttamisessa harkintavaltaansa ja sovellettava tässä harkinnassa mahdollisia vahinkoedellytyksiä ja mahdollisia salassapidon poikkeuksia. Asiasta on tehtävä hallintopäätös ja välitettävä tieto salapitovelvoitteesta tiedon saajalle. Viranomainen voi käyttää harkintavaltaansa tietojen luovuttamisessa myös ei-vielä-julkisen asiakirjan kohdalla.

Viranomaisen on perusteltava kielteinen päätöksensä kirjallisesti. Päätöksessä on tuotava esiin tulkinnan oikeudellinen peruste, harkintaan vaikuttavat tosiasialliset seikat sekä perusteet mahdollisen harkintavallan käytölle. Lisäksi tiedonpyytäjälle on kerrottava, miten hän voi saattaa asiansa ylemmän viranomaisen ratkaistavaksi.

Luovutusharkinnassa ei pääsääntöisesti ole merkitystä pyydettyjen tietojen käyttötavalla. Pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä hänellä ole velvoitetta esittää henkilöllisyyttään. Tietopyytäjän asianosaisrooli kuitenkin edellyttää anonymiteetistä poikkeamista. Tällöin tietojen luovuttaminen on viranomaisen harkinnassa ja riippuu määriteltyjen edellytysten täyttymisestä. Perusteluvelvollisuus, kuten esimerkiksi tietojen käyttötarkoitus koskee vain asiakirjoja, jotka eivät ole julkisia. Ehtona tietojen saamiselle erityisesti henkilörekistereistä on tietojen käyttötarkoitus ja käyttämiselle määriteltyjen edellytysten toteutuminen.