Asiakirjan julkistuminen
Yleisenä lähtökohtana viranomaisen asiakirjan julkiseksi tulemisessa on, että keskeneräinen asiakirja ei ole (vielä) julkinen ja että tietojen antaminen keskeneräisistä (valmistelu)asiakirjoista on viranomaisen harkinnassa. Tiedonsaantimahdollisuus koskee näin ollen vasta julkiseksi tulleita asiakirjoja, ja niissäkin vain muita kuin salassa pidettäviä tietoja. Julkinen asiakirja saattaa olla salassapitovelvoitteen kohteena esimerkiksi hakemuksen ja sen terveystietojen, salassa pidettävää tietoa sisältävän rekisterimerkinnän tai liikesalaisuuksia sisältävän valmisteluasiakirjan kohdalla.
Julkiseksi tulemisen ajankohta voi riippua ajankohdasta kun viranomainen on saanut asiakirjan tai kun asiakirja on allekirjoitettu tai varmennettu. Julkiseksi tuleminen säätelee viranomaisen asiakirjoja ja niiden julkisuutta kattavasti ja koskee jokaisen tiedonsaantioikeutta. Julkisuus myös säilyy, vaikka esimerkiksi julkinen asiakirja tulisi osaksi toista viranomaisen käsittelyä.
Tiedonsaannin rajoittaminen voi koskea vain asian käsittelyvaihetta. Valmisteluaineistot tulevat julkisiksi kun asian käsittely on päättynyt ko. viranomaisessa (pl. tässäkin salassa pidettävät asiat). Erityiset pääoma- ja rahoitusmarkkinoihin vaikuttavia tietoja sisältävät asiakirjat on saatettava yleisesti julkiseksi mahdollisimman pian laissa määritellyn ajankohdan jälkeen. Julkisuusperiaatteen käytännön tulkinta- ja soveltamisongelmat liittyvät usein siihen, milloin asiakirja on keskeneräinen tai mikä on sen todellinen valmiusaste tai toimitustapa viranomaiselle.
Vaikka viranomaisella on mahdollisuus harkita tiedon antamista asioiden valmistelusta, joidenkin valmisteluasiakirjojen kohdalla ei voida näin menetellä. Esimerkiksi valmisteluun liittyvät lausuntopyynnöt tulevat julkisiksi kun ne on allekirjoitettu, viranomaiselle annetut lausunnot kun viranomainen on ne saanut ja valmisteluun liittyvät tutkimukset, tilastot ja selvitykset kun ne ovat valmiita käyttötarkoituksiinsa.
Ylipäätään valmisteluun liittyvä julkisuusarvio on tehtävä asiakirjakohtaisesti. Tällöin esimerkiksi asian valmisteluun kuuluva viranomaisen asiakirja on viranomaisen hallussa olevana julkinen riippumatta siitä, ratkaiseeko kyseinen viranomainen asian kokonaisuudessaan.
Diaari- ja muut rekisterimerkinnät tulevat julkisiksi kun merkinnät on tehty. Diaarimerkintä voi olla salainen vain jos jo pelkkä tieto asian vireilläolosta on salainen. Merkintä ei voi olla salainen siksi, että asiaan liittyvään asiakirjaan sisältyisi salassa pidettävää tietoa. Diaarijulkisuuden yleistä merkitystä korostaa mahdollisuus saada tarkkaa tietoa viranomaisen käsittelemistä asioista.