"Ei-asiakirja"

by Erkki Antero Ahvenniemi last modified Apr 01, 2010 05:59 PM


Viranomaisen asiakirjoja käsittelevässä lainkohdassa määritellään erikseen asiakirjat, joita ei luokitella viranomaisen asiakirjoiksi. Viranomaisen asiakirja –kategorian ulkopuolelle jäävät usein erilaiset viranomaisen sisäistä työskentelyä varten laaditut aineistot. Niiden tavoitteena on turvata viranomaisen sisäistä mielipiteen vaihtoa ja viestintää, kuten neuvotteluja, yhteyksien pitämistä ja päätöksenteon valmistelua esimerkiksi henkilöiden välisten keskusteluja korvaavien kirjallisten kommenttien ja vapaamuotoisten sähköpostiviestien kautta. ”Ei-asiakirjoja” ovat alustavat ja työstämättömät luonnokset, jotka ovat asian käsittelyn alku- tai välituotteita ja joita tekijä ei luovuttanut esittelyä tai käsittelyä varten. Myöskään esimerkiksi luottamushenkilöille puoluetehtävää varten toimitetut asiakirjat tai viranomaiselle löytötavarana jääneet tai toimitetut asiakirjat eivät kuulu lain soveltamisen piiriin.

Sisäiseen toimintaan liittyvät myös sisäistä hallintoa varten laaditut asiakirjat kuten työnjohto- ja valvontamääräykset (esimerkiksi työajan seurantajärjestelmät), henkilöstön virkistystoimintaa koskeva yhteydenpito ja tekniset neuvottelu- ja valmisteluasiakirjat, jollei niillä ole välitöntä vaikutusta käsiteltävän asian sisältöön.

Viranomaisten asiakirjoiksi ei lasketa esimerkiksi käräjäoikeuden memoriaalipöytäkirjoja (ovat viranomaisen palveluksessa olevan muistiinpanoja), ulkopuolinen tahon kuten säätiön hallintoelinten jäsenten hallussa olevia säätiön pöytäkirjoja, viranomaisen sisäistä työskentelyä varten tuotettua henkilöstön työtyytyväisyysbarometria tai taiteellisia esityksiä, joiden tavoitteena esteettinen vaikutelma. Luonnollisestikaan asiakirjaksi ei lasketa tietoa, jota ei ole tallennettu missään muodossa.

Sisäisen toiminnan asiakirjoja voivat olla asiakirjat, jotka liittyvät yhteydenpitoon viranomaisen lukuun toimiviin. Tällaisia ovat virka-apua antavan viranomaisen yhteydenpitoasiakirjat kuten suoritustapa tai ohjeet.

Päätöksentekoa ohjaavat viranomaisen sisäiset ohjeet eivät kuitenkaan ole sisäisen toiminnan asiakirjoja. Tiettyjen asioiden ratkaisukäytäntöjen yhtenäistäminen on julkisen vallan käyttöä ja vaikutusten tarkoituskin on ulottua viranomaisen ulkopuolelle, vaikka esimerkiksi poliisitoiminnan ohjeissa voi olla salassa pidettäviä osia. Kuitenkin esimerkiksi viranomaiselle ulkopuolisen tahon toimittama luonnos tai muistiinpano on julkinen asiakirja. Samoin virkamiehen hyväksytty matkalasku on julkinen hallintopäätösasiakirja, ei viranomaisessa toimivan laatima (sisäinen) asiakirja.

Viranomaisen johtoryhmien ja toimielinten pöytäkirjat ja kokousmuistioiden julkisuuden kannalta ratkaisevaa on arkistoon liittäminen. Arkistoon liittämisellä pyritään julkisuuden turvaamiseen, oikeusturvan ja tietosuojan huomioimiseen ja tutkimustoiminnan palvelemiseen.

Asiakirjojen julkisuutta rajoittavat organisatoriset rajoitukset. Viranomaisina ei pidetä organisaatioita, jotka hoitavat julkista tehtävää ilman julkisen vallan käyttämistä. Tällöin esimerkiksi kunnan omistaman yhtiömuotoisen energialaitoksen asiakirjat eivät ole viranomaisen asiakirjoja. Vakuutusyhtiöiden kohdalla lakisääteisten vakuutusten korvaus-asiakirjat ovat julkisia, mutta yksityisten vakuutusten asiakirjat eivät.