Skip to content. | Skip to navigation

Jyväskylän yliopiston Koppa

HUOM! Kopan käyttö päättyy 31.7.2024! Lue lisää.


Navigation

Viranomaisen asiakirja

by erkkia — last modified Apr 01, 2010 05:58 PM

 

Tietopyyntö asiakirjan kautta on käyttökelpoinen journalistinen tiedonhankintamenetelmä. Käytännössä pyynnön kohteena on usein asiakirja, vaikka varsinainen tiedonsaanti kohdistuisikin asiakirjan informaatiosisältöön. Muodoltaan asiakirja voi olla sekä paperinen että sähköinen, mukaan lukien videotallenteet ja äänitteet.

Kirjallisessa esitysmuodossa olevia asiakirjoja ovat esimerkiksi päätökset, tuomiot, selvitykset, kertomukset, tutkimukset, mietinnöt, suunnitelmat, esitykset, tarjoukset, sopimukset, laskelmat, hakemukset, ilmoitukset, valitukset, kantelut, esittelymuistiot, toimituskirjat, kirjeet, tositteet ja luettelot. Vastaavasti kuvallisia asiakirjoja voivat valokuvat, kartat, piirustukset, taulukot ja röntgenkuvat. Myös rekisterit ja niiden sisältämät tiedot voivat muodostaa asiakirjan. Esimerkiksi viranomaisen diaari on usean asiakirjan muodostama rekisteri ja luokiteltavaksi itsekin viranomaisen asiakirjasi. Tiedonsaantioikeus voi näin ollen kohdistua tiettyä vireillä olevaa asiaa koskeviin diaarimerkintöihin.

Julkisuuslain soveltamisen kannalta olennaista on, että asiakirja voidaan luokitella viranomaisen asiakirjaksi. Asiakirja voi syntyä joko viranomaisen toiminnan tuloksena (esim. kertomukset, raportit, päätökset) tai tallentamisen seurauksena (esim. rekisterimerkinnät, maksutapahtumat).

Viranomainen on saattanut saada asiakirjan virkatehtäväänsä liittyen tai asiakirja on muuten viranomaisen määräysvallassa (viranomaisen tai yksityisen tahon viranomaiselle toimittama hakemus, kantelu tai tarjous) tai viranomainen on laatinut asiakirjan virkatyönään (muistio, lausunto, esitys, päätös, kertomus, toimeksiantoasiakirja). Viranomaisen asiakirja voi olla myös esimerkiksi rekisteritiedoista laadittavissa oleva (potentiaalinen) asiakirja. Sen laatimisedellytyksenä tällöin kuitenkin ovat normaalit toimenpiteet.

Esimerkkejä viranomaisen asiakirjoista ovat viranomaiselle osoitetut laskut (myös henkilöstön esittämät), yhdistelmä avustusta hakeneiden tase- ja tuloslaskelmatiedoista, äänestyslippu, kirjanpidon tulotosite ja pääsykokeen kysymys- ja vastauspaperi.