Viranomaisrekisterit

by Erkki Antero Ahvenniemi last modified Apr 01, 2010 06:01 PM


Perinteisten paperisten asiakirjojen ohella viranomaisten käsittelemää tietoaineistoa sisältyy runsaasti erilaisiin rekistereihin, kuten kortistoihin tai luetteloihin. Tietotekniikan kehitys on johtanut atk-pohjaisiin sähköisiin rekistereihin.

Viranomaisten rekistereitä voivat olla laajoista tietojen kokoelmasta koostuvat perusrekisterit tai suppeammat, tiettyä päätöksentekoa varten ylläpidettävät erityisrekisterit. Tiedot viranomaisen hankkeista, päätöksistä ja ratkaisuista sisältyvät usein ratkaisurekistereihin, joihin voi olla myös liittymä myös viranomaisen verkkosivuilla. Henkilötiedoista koostuville henkilörekistereille on ominaista ylläpidon pysyvyys ja tietojen käsiteltävyys. Yksittäistä käyttöä varten, esimerkiksi virkahakemuksia ja hakijoiden ansioiden yhdistelemistä varten laaditut listaukset eivät näin ollen muodosta henkilörekisteriä.

Viranomaisilta edellytetään erillisten tietojärjestelmäselosteiden laatimista hallinnoimistaan rekistereistä. Laatimisvelvoite koskee julkisia tietoja, harkinnanvaraisesti julkisia tietoja sekä julkisia ja salaisia tietoja, jos tietojen salassa pidettävyys ei ole etukäteen pääteltävissä. Pakollisia selostetietoja ovat tietojärjestelmän nimi, vastuutaho, järjestelmän käyttötarkoitus, tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys sekä julkiset tiedot ryhmittäin. Ei-pakollisia selostetietoja ovat järjestelmän käyttämät tietolähteet, tallennusajankohta (tiedot vuosilta), tietojen päivitystiheys, salassa pidettävät tiedot sekä tietojärjestelmän julkinen osoite. Julkista käyttöä varten selostetta ei tarvitse laatia jos järjestelmä sisältää pelkästään salassa pidettävää tietoaineistoa.

Sekä rekisterit että niiden sisältämät tiedot voivat olla eri perustein julkisia, osittain julkisia tai kokonaan salassa pidettäviä. Julkisia viranomaisrekistereitä ovat esimerkiksi yhdistysrekisteri, kaupparekisteri, kiinteistörekisteri, lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, kiinteistöjen kauppahintarekisteri. Salassa pidettäviä rekistereitä ovat esimerkiksi terveydenhuollon ja sosiaalihuollon asiakasrekisterit ja rikosrekisteri. Erityissäännökset henkilötietojen luovuttamiselle koskevat mm. kauppa-, ajoneuvo-, kiinteistörekistereitä ja väestötietojärjestelmää.