Puolustusministeriö

PUOLUSTUSMINISTERIÖ

1 MINISTERIÖ

2 PUOLUSTUSVOIMAT PÄÄESIKUNTA

1 Ministeriö

Puolustusministeriö vastaa kansallisesta puolustuspolitiikasta ja turvallisuudesta sekä kansainvälisestä puolustuspoliittisesta yhteistyöstä.

Henkilörekisterit

Sotilasarvoluettelo. Ylennysehdotukset. Tietosisältö: henkilötiedot, ylennyspäivämäärät nykyiseen ja edelliseen arvoon, ehdotus ylentämisestä seuraavaan arvoon. Julkisuudesta ei mainintaa.

Kunniamerkkiluettelo. Ritarikunnan kunnia- ja muiden ansiomerkkien hakemukset.

Lisäksi henkilöstö- ja taloushallinnon ohjelmia, kuten henkilö- ja kulkukorttirekisteri, puhelinluettelo, palkansaajarekisteri, virkaluettelo.

Muut rekisterit

Astori Asiainhallintajärjestelmä. Asiakirjahallinto. Julkista, poikkeuksin.

Sofor sähköposti. Sähköposti, henkilöhakemisto, käyttöoikeusluettelo. Virallinen sähköpostiaineisto useimmiten julkista, voi sisältää ei-julkista aineistoa.

Julkinen diaari. Asiakirjaliikenteen rekisteröiminen 28.2.2003 saakka. Osa tiedoista voi olla salaisia julkisuuslain mukaan.

2 Puolustusvoimien pääesikunta

 Henkilörekisterit

Asevelvollisuusalan ja operatiivisen johtamisen tietojärjestelmä (AVT-OPJO) sekä asevelvollisrekisteri. Asevelvollisten kutsunnan toimittaminen, koulutuksen ja palveluksen suunnittelu ja järjestäminen sekä liikekannallepanoon ja poikkeusolojen toimintaan varautuminen. Tietosisältö: henkilötiedot (osittain salassa pidettävä), henkilötunnusvaihdot (salassa pidettävä) kansalaisuudet, nimenmuutokset (salassa pidettävä), tilapäinen osoite, ulkomainen osoite, postiosoite, ulkomainen syntymäpaikka, sairaus- ja työkyvyttömyyseläke tai vammaistuki (salassa pidettävä), ajokortti, kutsuntapäätökset (osittain salassa pidettävä), sotilaskoulutustiedot (salassa pidettävä), terveystarkastustiedot (salassa pidettävä), palvelus puolustusvoimissa, jatko- ja täydennyskoulutustiedot, puolustusvoimien ajokortti, palvelus rauhanturvaamistehtävissä, rangaistukset puolustusvoimissa, vankeustiedot (salassa pidettävä), sodanajan sijoitus (salassa pidettävä), vapautus sodanajan tehtävästä (salassa pidettävä), rekisteröityjen ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmät. Julkisuus: edellä tietosisällön kohdalla olevien mainintojen lisäksi tietojen luovutusta tehdään asevelvollisuuslain 97§:n mukaisesti esimerkiksi väestörekisterikeskukselle, kansaneläkelaitokselle, tilastokeskukselle ja työministeriölle.

Puolustusvoimien henkilökuva-arkisto. Henkilövalokuvia puolustusvoimien virkakäyttöön (esim. henkilökortit, kulkuluvat, seinäkuvat yms.). Lisäksi valokuvia käytetään Puolustusvoimien ulkopuolella esim. lehtihaastatteluiden, uutisten, matrikkelien, tutkimusten jne. yhteydessä. Tietosisältö: valokuva, nimi, sotilasarvo tai tehtävä, palveluspaikka, syntymäaika. Julkisuus: sekä valokuvat että tiedot ovat julkisia, ellei henkilö ole kieltänyt luovuttamista.

Vierailijarekisteri ja Henkilöstörekisteri. Vierailijarekisterillä pidetään yllä tietoa luvallisista vierailijoista sekä heidän vierailuhistoriasta Utin Jääkärirykmentissä. Henkilöstörekisterillä pidetään yllä tietoa Utin Jääkärirykmentin palkatusta henkilöstöstä sekä niistä lähimpien sidosryhmien edustajista joille on tehty puolustusvoimien Lupatodistus tai Vierailijakortti. Tietosisältö: Vierailijarekisteri: henkilötiedot, tarvittaessa valokuva, yhteystiedot, kulkuluvan tiedot ja vierailuhistoria. Henkilöstörekisteri: henkilötiedot, valokuva, tarvittaessa osoite, muut yhteystiedot, henkilökortin tiedot, työnantaja- ja työsuhdetiedot. Julkisuus: tietoa rekisteristä voidaan luovuttaa vieraan isännälle (kulkulupa), puolustusvoimissa sisäisesti perustellun käyttötarpeen mukaisesti ja poliisiviranomaiselle virka-apupyynnön perusteella.

Sotilaspoliisikoulun oppilasrekisteri. Opiskelijahallinnon hoitaminen, tarvittaessa vanhojen kurssien korvaavuuden määrittäminen ja määräaikaisten oikeuksien vanhenemisen seuraaminen. Tietosisältö: entisten oppilaiden nimitiedot, joukko-osasto, jossa henkilö on palveluksessa ja hänen Sotilaspoliisikoululla suorittamansa opinnot. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Utin Jääkärirykmentin raivaajat. Utin Jääkärirykmentin päivystysluontoisiin raivaamistehtäviin soveltuvat raivaajat. Tietosisältö: suku- ja etunimet, joukko-osasto, jossa henkilö on palveluksessa, puhelinnumerot (koti- ja työ), saatu raivaamiskoulutus sekä raivaamiskokemus. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Henkilöstöluettelo. Palkatun henkilöstön henkilöstöryhmä, kv-tehtävähalukkuus ja koulutustietojen seuranta. Tietosisältö: henkilötiedot, henkilöstöryhmä, arvo/tehtävä, tehtävätiedot, VAATI-luokka, kv-tehtävässäoloaika ja –halukkuus, seuraavan tehtävän halukkuus, ammuttamisoikeudet.

Automaattinen polttoainejakelujärjestelmä APAJA. Henkilön polttoainetankkausoikeuden tarkistaminen. Tietosisältö: Tankkaajan henkilötunnus (piilokenttä APAJA:ssa), nimitiedot, palvelussuhde, tankkausoikeuden alkupvm, tankkausoikeuden loppupvm, saapumiserä ja joukko-osasto. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Flight Pro-tietojärjestelmä. Lentolaivueiden lentokoulutuksen ja -palveluksen suunnittelu- ja johtamisjärjestelmä. Järjestelmää käytetään samassa tarkoituksessa myös ilmavoimien taistelujohtoalalla. Myös tehtävien suoritus ja arvioinnit taltioidaan järjestelmään. HUOM! Järjestelmän käyttöönsiirto toteutuu kokonaisuudessaan vuoden 2011 loppuun mennessä. Tietosisältö: lentäjien (lentopalvelusesimiehet, lennonopettajat, lento-oppilaat), taistelunjohtajien (esimiehet, taistelunjohajat, oppilaat)ja lentolaivueiden lentoteknillisen henkilöstön perustiedot (mm. etunimi, sukunimi, syntymäaika, sotilasarvo, ohjaajalyhenne, henkilön organisaatioyksikkö, kokemus). Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

LSIDW-tietovarasto. Lentotoiminan seurantaa varten järjestetty tietovarasto, jota käytetään koosteraportoinnin tuottamiseen joukko-osastoille ja johtoportaille. Järjestelmä sisältää suoritukset vuodesta 1972 alkaen. Tietosisältö: lentäjien (lentokoneet, helikopterit), operaattoreiden (lennokkikalusto) ja lentoteknillisen alan lentävän henkilöstön tiedot: nimitiedot, syntymäaika, sotilasarvo, ohjaajalyhenne, organisaatioyksikkö, ohjaajan lentotunnit, koulutusryhmä ja sen pvm, lentokoulutuksen aloitus- ja päättymispäivämäärä, ensimmäisen lennon päivämäärä. Henkilö yhdistetään järjestelmässä lento- ja simulaattorisuorituksiin ml. niiden kestot, suoritusten aikaisiin häriöihin, lennoille laskettuihin koneyksilöiden väsymistietoihin. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

LSSJ-tietojärjestelmä. Lentotoiminnan seurantaa tukeva järjestelmä, jota käytetään puolustusvoimien lentotoiminnan suunnittelun tukena ja jolla toteutetaan lentoturvallisuuteen liittyvien häiriötapahtumien käsittely (häiriöön liittyvät lausunnot ja häiriön luokittelu vakavuuden, syyn ja seurauksen mukaan). Sinne kerätään kaikki puolustusvoimien lento- ja simulaattorisuoritukset. Tietosisältö: lentäjien (lentokoneet, helikopterit), operaattoreiden (lennokkikalusto) ja lentoteknillisen alan lentävän henkilöstön tiedot: nimitiedot, syntymäaika, sotilasarvo, ohjaajalyhenne, henkilön organisaatioyksikkö, ohjaajan lentotunnit, koulutusryhmä ja sen pvm, lentokoulutuksen aloitus- ja päättymispäivämäärä, ensimmäisen lennon päivämäärä). Henkilö yhdistetään järjestelmässä lento- ja simulaattorisuorituksiin ml. Niiden kestot, suoritusten aikaisiin häiriöihin. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Lentoteknilliset kelpuutukset ja koulutukset, LTK. Lentoteknillisen henkilöstön kelpuutusten ja koulutusten seurantajärjestelmä. Tietosisältö: henkilön nimitiedot, syntymäaika, sotilasarvo, henkilön organisaatioyksikkö, suunniteltu ja toteutunut koulutus, myönnetyt kelpuutukset ja niiden voimassaolo. Lentoteknillistä ohjekirjallisuutta käyttävä henkilöstö: nimi- ja organisaatiotieto. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Ilmavoimien koulutukselliset merkit. Tiedot Ilmavoimien komentajan myöntämistä koulutuksellisista merkeistä ja niiden ostoluvista sekä kenelle merkit on myönnetty. Merkit  myönnetään koulutuksen ja ammattitaidon perusteella tai kunnianosoituksena. Tietosisältö: erilaisten merkkien nimitiedot, merkin numero ja myöntämispäivämäärä, saajan nimitiedot, syntymäaika, joukko-osasto tai yritys, tarpeen mukaan myös muita tietoja (esim. lentokoulutuksen ajankohta, kadettikurssin numero, kuolinpäivä), myönnetyistä ostoluvista merkin laatu, määrä ja päivämäärä. Julkisuus: rekisteri on puolustusvoimien sisäiseen käyttöön. Osia rekisterin tiedoista voidaan Ilmavoimien Esikunnan harkinnan mukaan erillisellä päätöksellä luovuttaa esim. tutkimuskäyttöön.

Kouluttajarekisteri. Kouluttajarekisterin tarkoituksena on valita kulloiseenkin koulutustilaisuuteen sopivat opettajat / kouluttajat, tarvittaessa mahdollistaa yhteydenotto heidän omaisiinsa, jakaa ja antaa kouluttajille tarkoituksenmukainen varustus, mahdollistaa turvallisuusselvityspyyntöjen lähettäminen vastaanottomaihin muiden viranomaisten kautta. mahdollistaa hotelli- ja lentolippujen tilaaminen, mahdollistaa viisumianomusten teko ja mahdollistaa matkalääkepakkausten tilaaminen henkilöille. Tietosisältö: puolustusvoimien Kansainvälisen Keskuksen kouluttajahenkilöstöön kuuluvien henkilöiden henkilötunnus ja muut tarpeelliset tunniste- ja yhteystiedot, tiedot sotilaskoulutustaustasta, lähiomaisesta, kriisinhallintakokemuksesta sekä passitiedoista. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Kriisinhallintahenkilöstörekisteri. Henkilöstön valinta sotilaallisiin kriisinhallintatehtäviin, heidän koulutuksen sekä palveluksen suunnittelu ja järjestäminen. Tietosisältö: henkilötunnus ja muut tarpeelliset tunniste- ja yhteystiedot, tiedot henkilön ammatista, perhesuhteista, siviili- ja sotilaskoulutuksesta sekä terveydentilasta, jos niillä on merkitystä kriisinhallintahenkilöstöön kuuluvan palveluksen ja sijoittelun kannalta, asevelvollisuuden suorittamisajasta ja -paikasta, aikaisemmasta kriisinhallintapalveluksesta sekä rangaistuksista ja kurinpito-ojennuksista. Julkisuus: Rekisterin tietoja luovutetaan säännönmukaisesti asevelvollisrekisteriin. Tietoja voidaan henkilöiden valitsemiseksi sotilaalliseen kriisinhallintaan luovuttaa ulkoasiainministeriölle, sisäasianministeriölle ja kriisinhallintaoperaation toimeenpanijalle. Tietoja voidaan luovuttaa myös teknisen käyttöyhteyden avulla.

Kurre henkilötietorekisteri. Valtakunnallisille Maanpuolustuskursseille osallistuvien tietojen tallentaminen kurssirekisterin ylläpitämiseksi. Kurssirekisteriä hyödynnetään postitukseen, maksupalveluun ja kurssien jälkihoitoon liittyviin tehtäviin. Tietosisältö: kurssin käyneiden ja luennoitsijoiden ja opettajien nimi, henkilötunnus, toimipaikka, kotiosoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet, luennoitsijoilta ja opettajilta lisäksi pankkiyhteystiedot. Julkisuus: Asevelvollisten osalta tiedot viedään asevelvollisuusrekisteriin (AVTOPJO). Muilta osilta rekisteritietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Puolustusvoimien asevelvollisten lääkintähuollon potilastietojärjestelmä. Terveyden- ja sairaanhoidon järjestäminen puolustusvoimissa. Tilannekuva-, tilasto- ja suoritetietojen kerääminen. Potilasasiakirjatietoja käytetään myös työterveyshuollon suunnitteluun sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin. Tietosisältö: potilaan perustiedot (henkilö-, yhteys- ja omaistiedot), lääkintähuoltoon nimettyjen ammattihenkilöiden tiedot, hallinnolliset tiedot hoidosta (esim. lähettämistiedot, vastaanottotiedot, terveys- ja sairauskertomusten sijaintitiedot jne.), potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot sekä puolustusvoimien lääkintähuollon ulkopuolelta ostettavia sairaanhoidollisia palveluja koskevat tiedot. Julkisuus: potilaan suostumuksella tai lain nojalla (esim. potilaslaki, rikoslaki, potilasvahinkolaki, tartuntatautilaki, laki kuolemansyyn selvittämisestä, tapaturmavakuutuslaki, kansaneläkelaki, julkisuuslaki).

Työterveyshuollon potilastietojärjestelmä. Valtion virkamiehen yleislääkäritasoisen sairaanhoidon järjestäminen. Muu työterveyshuollon asiakkaan hoidon, neuvonnan sekä ennaltaehkäisevän terveydenhuollon järjestäminen voidaan tallentaa asiakkaan suostumuksen mukaisesti joko erilliseen tai samaan rekisteriin työterveyshuollon tietojen kanssa. Tilannekuva-, tilasto- ja suoritetietojen kerääminen. Potilasasiakirjatietoja käytetään myös työterveyshuollon suunnitteluun sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin. Tietosisältö: potilaan perustiedot (henkilö-, yhteys- ja omaistiedot), potilaan työnantaja-, sopimus-, työtehtävä-, ja olo-suhdetiedot, työterveyshuoltoon nimettyjen ammattihenkilöiden tiedot, lakisääteisen työterveyshuollon ja muun lakisääteisen toiminnan edellyt-tämät tiedot (esim. lakisääteiset terveystarkastukset ja niihin liittyvät tutkimus- yms. tiedot,työkykyindeksit ja muut vastaavat kyselyt,ilmoitukset tapaturmista ja ammattitaudeista jne.), sairaanhoidon tiedot, päihdehuollon hoitoonohjaustiedot, työnhakijalle hänen suostumuksellaan tai työntekijälle tehdyt huumetestit, työnantajan määräämät terveydentilaselvitykset ja niistä laaditut lausunnot ja työterveyshuollon toteutukseen liittyvät tiedot, jotka on syytä olla käytettävissä potilaan hoidossa (esim. luettelot työnantajan palveluksessa olevista työntekijöistä sekä työyhteisöä koskevat tarvittavat tiedot). Julkisuus: potilaan suostumuksella tai lain nojalla (esim. potilaslaki, työterveyshuoltolaki, rikoslaki, potilasvahinkolaki, tartuntatautilaki, laki kuolemansyyn selvittämisestä, tapaturmavakuutuslaki, sairausvakuutuslaki, kansaneläkelaki, henkilötietolaki, julkisuuslaki).

Upinniemen terveysaseman hammaspoliklinikan röntgenarkisto, UPITERVAS RTG; Parolannummen terveysaseman hammaspoliklinikan röntgenarkisto, PARTERVAS RTG; Kontiolahden varuskunnan terveysaseman hammaspoliklinikan röntgenarkisto, KONTERVAS RTG; Vekaranjärven varuskunnan terveysaseman hammaspoliklinikan röntgenarkisto, VEKTERVAS RTG. Digitaalisten röntgenkuvien arkistointi. Tietosisältö: potilaan nimitiedot, henkilötunnus, röntgenkuvat ja tutkimustietoja. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Poissaolokortisto. Palkatun henkilöstön poissaolojen seuranta ja arkistointi. Tietosisältö: henkilön nimi, henkilötunnus, lomaoikeuden peruste, lomakertymä, sukupuoli, arvo/tehtävä, työpiste, henkilöstöryhmä, palvelussuhteen laatu, tulopäivä, loma-ajat, virkavapausajat ja sairauspoissaoloajat. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Mediapalvelun rekisteri. Tiedotusvälineille suunnatun internet-pohjaisen palvelun käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeuksien myöntäminen. Tietosisältö: henkilön nimi, media (vaihtoehtoisesti yksityishlö), sähköpostiosoite. Lisäksi vapaaehtoisina tietoina: nimitiedot, tehtävä, pressikortin numero, salasana, salasanan varmistus, sähköpostin varmistus, puhelinnumero, GSM, fax, maa, kaupunki, postinumero, katuosoite, kieli (englanti, suomi, ruotsi). Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Oppilasrekisteri. Suomessa ja ulkomailla järjestettävillä kursseilla olevien oppilastietojen hallinta. Rekisteriin talletettuja tietoja käytetään koulutuksen suunnittelussa ja järjestämisessä sekä matkustamisen järjestämisessä. Tietosisältö: Puolustusvoimien Kansainvälisen Keskuksen oppilaiden henkilötunnus ja muut tunniste- ja yhteystiedot, sotilaskoulutustausta, lähiomainen, varustekokotiedot, matka- sekä passitiedot. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Organisaatiokaavio. Henkilökokoonpanon määritteleminen sektoreittain. Tietosisältö: organisaatio, johtosuhteet, henkilöiden arvot ja henkilöiden nimet. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Salassa pidettävien tietoaineistojen käsittelyoikeudet. Puolustusvoimien henkilöstölle myönnettyjen salassa pidettävien tietoaineistojen käsittelyoikeuksien seuranta. Tietosisältö: Henkilön nimitiedot, tehtävä, turvallisuusluokka, johon henkilöllä on käsittelyoikeus sekä vastaavat NATO-käsittelyoikeudet. Lisäksi rekisterissä voi olla seuraavia tietoja: Diaarinumero asiakirjasta, jolla oikeudet on myönnetty, oikeuksien myöntämis- ja päättymispäivät, tietoja henkilölle annetusta tietoturvallisuuskoulutuksesta tai muusta perehdyttämisestä, jolla varmistetaan henkilön kyky huolehtia turvallisuusluokitellusta materiaalista. Julkisuus: tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Puolustusvoimien ajo-oikeustietojärjestelmä, PVAJOTI. Puolustusvoimien maakuljetusalan kaluston (ajoneuvot) ajo-, käyttö-, koulutus- ja tarkastusoikeuksien hallinta. Tarkoituksena on tuottaa ajan tasalla olevat ja virheettömät henkilö-, koulutus-, tutkinto- ja ajo- sekä käyttö- ja tarkastusoikeustiedot puolustusvoimien palveluksessa olevasta tai poikkeusoloissa puolustusvoimien palvelukseen kutsuttavissa olevasta henkilöstöstä. PVAJOTI on osa puolustusvoimien kuljetusalan tietojärjestelmää (KULTI), jonka muita osia ovat sotilasajoneuvorekisteri (SOTARE) ja ajoneuvojen käytön ja kunnossapidon suunnittelusovellus (AKSU). Tietosisältö: henkilötiedot, siviiliajo-oikeustiedot, poliisitoimenpidetiedot, rangaistustiedot, koulutusvelvoite- ja koulutustiedot, työkokemustiedot, ajokokemustiedot eri ajoneuvoluokilla, sopivuus- ja soveltuvuustiedot, koulutukseen valintatiedot, terveysvaatimusten täyttymistä koskevat tiedot, kurssitiedot, opettajatiedot, osakoe- ja tutkintotiedot, puolustusvoimien ajo-oikeustiedot (myöntämiset, poisottamiset ja peruuttamiset sekä voimassaolot), erityislupatiedot, ajoneuvotarkastajavaltuustiedot, liikenneopettajan tiedot, muun kuljetusalan koulutuksen ja myönnettyjen oikeuksien tiedot, ajoneuvoliikennerekisterin poimintatiedot sekä -koodistot. Julkisuus: tietoja luovutetaan ajoneuvoliikennerekisteriin (henkilötunnistetiedot sieltä poimittavista tiedoista sekä tiedot valvontaan otetuista ajo-oikeuksista) ajoneuvoliikennerekisterilain ja  asevelvollisuuslain nojalla.

Henkilöstökokoonpano ja henkilöakti. Puolustusvoimien Tiedustelukeskuksen kokoonpanon ja tehtävien, tehtävänhoitajien tietojen hallinta ja ylläpito nimikirjalain ja -asetuksen vaatimusten mukaisesti. Tietosisältö: Henkilöstökokoonpano: Puolustusvoimien Tiedustelukeskuksen kokoonpano, tehtävät, tehtävien vaativuusluokat, tehtävänhoitajat, tehtävänhoitajien sukupuoli, palvelussuhteen laatu ja tehtävien lukumäärä. Henkilöakti: henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, palvelusura puolustusvoimissa, tutkintotodistusten jäljennökset, muut koulutustiedot, henkilökohtaisten yhteistoimintamenettelyjen pöytäkirjat, palvelussitoumukset, vaitiolositoumukset ja nimittämisasiakirjat sekä tehtävään määräykset. Julkisuus: Henkilötietoja luovutetaan nimikirjan muodossa henkilölle itselleen hänen sitä pyytäessään. Valtiokonttorille eläkelaskelmaa varten.

Tukikomppanian henkilökunnan yhteystietoluettelo. Yhteystietojen ylläpito. Tietosisältö: henkilön nimi, osoite ja puhelinnumero. Julkisuus: tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Turvallisuussitoumusrekisteri. Maanpuolustuskorkeakoululla opiskelevien sotatieteen kandidaattien vaitiolovakuutusten ja tietoturvasitoumusten hallinnointi.  Tietosisältö: Vaitiolovakuutus: nimi, henkilötunnuksen alkuosa, nimi, yhteisö, jonka nimissä vakuutuksen antaja toimii. Tietoturvasitoumus: nimi ja yhteisö, jonka nimissä vakuutuksen antaja toimii. Julkisuus: Tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Upinniemen Varuskunnan asukasrekisteri. Rekisterin pitäminen perustuu lakiin ja puolustusvoimien turvallisuustoiminnan strategiaan. Rekisteriä käytetään sotilaskohteissa liikkumisen ja turvallisuusvyöhykkeiden seurantaan, oleskelu- ja vierailuasioiden hoitoon sekä varuskunnallisten asioiden informointiin. Tietosisältö: Varuskunnassa asuvien henkilöiden nimitiedot, osoite ja poismuuttopäivä. Julkisuus: Tietoja ei siirretä eikä luovuteta Upinniemen varuskunnassa Suomenlahden Meripuolustusalueen turvallisuusalan, varuskuntatoimiston tai vartioston henkilöstön ulkopuolelle, pl. erikseen pyydettäessä rikostutkintaa suorittavalle poliisille tai muulle viranomaiselle. Mahdolliset tietoluovutukset tehdään sähköisinä tiedostosiirtoina tai paperiasiakirjana.

Upinniemen Varuskunnan lupa-asioiden rekisteri. Rekisterin pitäminen perustuu lakiin ja puolustusvoimien turvallisuustoiminnan strategiaan. Rekisteriä käytetään sotilaskohteissa liikkumisen ja turvallisuusvyöhykkeiden seurantaan, oleskelu- ja vierailuasioiden hoitoon sekä asiakassuhteiden hoitoon. Tietosisältö: nimitiedot, arvo / ammatti, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero, yrityksen nimi (vierailta), käyntikohde, vieraidentuontioikeus vai ei, luvan myöntämisperuste, päiväys, voimassaolo- ja luovutusaika, oleskelu- tai vierailuluvan numero, ajoneuvon rekisterinumero, peruutettu / palautettu –merkinnät ja komendantin merkinnät. Julkisuus: Tietoja ei siirretä eikä luovuteta Upinniemen varuskunnassa Suomenlahden Meripuolustusalueen turvallisuusalan, varuskuntatoimiston tai vartioston henkilöstön ulkopuolelle, pl. erikseen pyydettäessä rikostutkintaa suorittavalle poliisille tai muulle viranomaiselle. Mahdolliset tietoluovutukset tehdään sähköisinä tiedostosiirtoina tai paperiasiakirjana.

Aliupseeriluettelo. Aliupseerien palvelusarvo- ja koulutusseuranta. Tietosisältö: virkasuhteen laatu, sotilasarvo, palvelusarvo, henkilön nimi, työpiste, syntymäaika, tehtävänimike, tulopäivä, VAATI-luokka, edellinen ylennyspäivämäärä, edellisen palvelusarvon antamispäivä, eläkkeellesiirtymispäivä sekä koulutustaso ja  -vuosi. Julkisuus: Tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Puolustusvoimien asevelvollisten lääkintähuollon potilastietojärjestelmä. Laissa ja asetuksessa terveydenhuollon järjestämisestä puolustusvoimissa säädetty terveyden- ja sairaanhoidon järjestäminen. Tilannekuva-, tilasto- ja suoritetietojen kerääminen. Potilasasiakirjatietoja käytetään myös työterveyshuollon suunnitteluun sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin. Tietosisältö: Potilaan perustiedot (henkilö-, yhteys- ja omaistiedot), lääkintähuoltoon nimettyjen ammattihenkilöiden tiedot, hoitosuhteen hallinnolliset tiedot, potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot ja puolustusvoimien lääkintähuollon ulkopuolelta ostettavat sairaanhoidollisia palveluja koskevat tiedot. Julkisuus: Potilaan suostumuksella tai lain nojalla (esim. potilaslaki, asevelvollisuuslaki, rikoslaki, tieliikennelaki, tartuntatautilaki, laki kuolemansyyn selvittämisestä, tapaturmavakuutuslaki, kansaneläkelaki, julkisuuslaki).

PvPKI – tilaus ja hallinnointisovellus. Puolustusvoimien avaintenhallinnan varmenteiden ja toimikorttien hallinnointi. Tietosisältö: rekisteröijien ja varmenteiden/toimintakorttien haltijoiden nimi ja yksilöivä koodi, sähköpostiosoit, joukko-osasto, työpisteen osoite ja puhelinnumero, henkilölle myönnettyjen toimikorttien ja varmenteiden status- ja varmennehistoriatiedot,  HEHATI- ja PVAH-tunnukset ja kirjautumistunnus. Lisäksi rekisteröijistä osalta tallennetaan rekisteröintioikeudet: joukko-osastot, joiden henkilöstöön rekisteröintioikeus kohdistuu sekä oikeuksien laajuus: luku, hyväksyntä, allekirjoitus ja revokointi. Julkisuus: Tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

CISSI - hallinnollinen prosessinohjausjärjestelmän käyttäjärekisteri (ITSM7). CISSI on PVJJK:n ITIL -prosessien mukainen tapahtumien, ongelmien ja muutosten kirjaus- ja käsittelyjärjestelmä. Järjestelmä sisältää myös konfiguraationhallinnan tietokannan (CMDB). Tietosisältö: Puolustusvoimien hallinnollisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttäjien nimi, arvo/tehtävät, yhteystiedot, organisaatio ja työpisteen sijainti. Järjestelmän käyttöoikeusryhmät. Julkisuus: Tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

Keskitetty käyttäjänhallintajärjestelmä. Palkatun henkiöstön ja sidosryhmien mm. konsultit, varusmiehet, kadetit, kumppanit, käyttöoikeuksien ja käyttäjän elinkaaren hallinta. Tietosisältö: henkilön nimi-, työpiste-, työsuhde- ja yhteystiedot sekä käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot. Julkisuus: Tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

HEHATI -henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä. Palkatun henkilöstön ja palkkionsaajien henkilö-, palkka- ja työaika-asioiden hoito ja urasuunnittelu. Tietosisältö: Henkilö- ja pankkiyhteystiedot, palvelussuhteen tiedot, virkaa/tehtäviä koskevat tiedot, palkka-, poissaolo- ja palkkaan liittyvät vähennystiedot, koulutus-, asevelvollisuus-, kunniamerkki-, luottamustehtävä- ja eläkepäätöstiedot. Julkisuus: luovutuksia teknisten käyttöyhteyksien avulla, lain perusteella (esim. verolait, valtion virkaehtosopimuslaki ja asetus valtion taloushallinnosta). Tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Upinniemen Varuskunnan ajoneuvorekisteri. Rekisterin pitäminen perustuu lakiin ja puolustusvoimien turvallisuustoiminnan strategiaan. Rekisteriä käytetään sotilaskohteissa liikkumisen ja turvallisuusvyöhykkeiden seurantaan sekä pysäköinninvalvontaan. Tietosisältö: varuskunnassa säännöllisesti käytettävistä ajoneuvoista merkitään rekisterinumero, ajoneuvon merkki ja malli sekä ajoneuvon omistaja ja haltija. Julkisuus: Tietoja ei siirretä eikä luovuteta Upinniemen varuskunnassa Suomenlahden Meripuolustusalueen turvallisuusalan, varuskuntatoimiston tai vartioston henkilöstön ulkopuolelle, pl. erikseen pyydettäessä rikostutkintaa suorittavalle poliisille tai muulle viranomaiselle. Mahdolliset tietoluovutukset tehdään sähköisinä tiedostosiirtoina tai paperiasiakirjana.

Upinniemen Varuskunnan venerekisteri. Rekisterin pitäminen perustuu lakiin ja puolustusvoimien turvallisuustoiminnan strategiaan. Rekisteriä käytetään sotilaskohteissa liikkumisen ja turvallisuusvyöhykkeiden seurantaan sekä ympäristönvalvontaan. Tietosisältö: Varuskunnassa säilytettävistä veneistä omistajan ja haltijan nimet, veneen tunnistetiedot ja laitus-/säilytyspaikka. Julkisuus: Tietoja ei siirretä eikä luovuteta Upinniemen varuskunnassa Suomenlahden Meripuolustusalueen turvallisuusalan, varuskuntatoimiston tai vartioston henkilöstön ulkopuolelle, pl. erikseen pyydettäessä rikostutkintaa suorittavalle poliisille tai muulle viranomaiselle. Mahdolliset tietoluovutukset tehdään sähköisinä tiedostosiirtoina tai paperiasiakirjana.

MilFit 4. Puolustusvoimien palkatun henkilöstön kunto- ja kenttäkelpoisuustestitietojen arkistointi, tutkimus ja tilastointi. Tietosisältö: nimitiedot, syntymäaika, sukupuoli, henkilötunnus, puolustushaara, joukko-osasto, joukkoyksikkö, perusyksikkö, sotilasarvo, henkilöstöryhmä ja tehtävä, kuntotestiin liittyvät tiedot sekä kenttäkelpoisuustestin tiedot. Julkisuus: MilFit ohjelman tietoja luovutetaan ainoastaan niille puolustusvoimien palveluksessa työskenteleville henkilöille jotka työtehtäviensä toteuttamiseksi niitä tarvitsevat. MilFit ohjelman tietoja käsittelevillä henkilöillä on ulkopuolisten suhteen salassapitovelvollisuus. Testattavalla itsellään on henkilötietolain mukainen tietojensa tarkastusoikeus.

Roolipelaajarekisteri. Kursseilla olevien roolipelaajien tietojen hallinta. Rekisteriin talletettuja tietoja käytetään koulutuksen suunnittelussa ja järjestämisessä sekä matkustamisen järjestämisessä. Tietosisältö: Puolustusvoimien Kansainvälisen Keskuksen roolipelajien ja tulkkien henkilötunnus ja muut tunniste- ja yhteystiedot samoin kuin tiedot henkilön sotilaskoulutustaustasta, lähiomaisesta, varustekokotiedot sekä matkustustiedot. Julkisuus: Tietoja ei luovuteta / siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muutoin julkisuutta ei määritelty.

VARTTI - varusmiesten hallinnoinnin tietojärjestelmä. Hallinnoida varusmiesten tietoja varusmiespalveluksen aikana. Tietojärjestelmään talletettuja tietoja käytetään varusmiesten palveluksen aikaisessa valvonnassa heidän kouluttamiseen, fyysiseen kuntoon, terveyteen ja hallintoon liittyvien asioiden käsittelyyn, joiden avulla määritellään heidän sodanajan joukkoon sijoitettavuus ja sopivuus. Julkiset tiedot: Henkilötiedot, kurinpitotiedot, koulutustiedot, sopivuus- ja soveltuvuustiedot, koulutukseen valintatiedot, terveydentilaan liittyvät tarkastukset ja niiden päätökset, palvelustapahtumat, palvelustiedot, vahvuustiedot (vahvuuskirja), korvaukset ja päivärahat sekä koodistot. Salaiset tiedot: Henkilötunnus, pankkiyhteystiedot, terveyden tilaa koskevat tiedot ja P-kokeiden tulokset.

VASO-opiskelijavalintajärjestelmä. Maanpuolustuskorkeakoulun SK- ja SM-tutkintoihin johtavan opetuksen opiskelijavalinta. Järjestelmällä hallinnoidaan hakijoiden tietoja, pisteytetään hakijat pääsykokeeseen kutsumista ja opiskelijaksi hyväksymistä varten. Järjestelmän avulla hallinnoidaan myös kutsujen ja ilmoitusten postitustiedot. Tietosisältö: Opiskelijan nimi, henkilötunnus, sukupuoli, yhteystiedot, äidinkieli,  pohjakoulutus (yo/amm) ja tutkinnosta saatu pistemäärät oppiaineittain, joukko-osasto, saapumiserä, mille linjalle hakee, merkinnät suostumuksesta huumetestaukseen ja turvallisuusselvitykseen ja pääsykokeeseen osallistumistieto. Valintatiedoista kirjataan sotilaskoulutuspisteet (RUK, AUK tai OU-tutkinto), valintapisteet (koulutus, soveltuvuusarvio, aineistokoe, juoksutesti), kurssille tai varasijalle hyväksyminen sijalukutietoineen, merkinnät hylkäysperusteista ja opiskelupaikan vastaanottaminen tai peruminen. Julkisuus: Valintojen tekemiseksi tiedot luovutetaan valintalautakunnan jäsenille valintakokouksissa. Rehtori on myöntänyt jokaiselle lautakunnan jäsenelle erikseen oikeuden tutustua valintaan liittyviin tietoihin laki Maanpuolustuskorkeakoulusta mukaisesti. Perustiedot hakijoista ilmoitetaan PEHENKOS:lle. Tilastokeskukseen kootaan kerran vuodessa perustiedot opiskelijamääristä ja hakijoista.

WinhaPro-opintorekisterijärjestelmä. Maanpuolustuskorkeakoulun tutkintoihin johtavan koulutuksen ja henkilöstön täydennyskoulutuksen opiskelijoiden henkilötietojen sekä opintosuoritusten tietojen ylläpito. Tietosisältö: Opiskelijan nimi, henkilötunnus, sukupuoli, pohjakoulutus (yo/amm), saapumisryhmä (esim. maavoimien opiskelija 96. kadk:lla), opintosuunta, läsnäolotieto, yhteystiedot, lähiomainen, kooditiedot: esim. reservin sotilasarvo ja vm-aikainen joukko-osasto (huom! Täytetty 96.:een asti, jonka jälkeen on lopetettu tiedon taltiointi tarpeettomana). Opintotiedoista: suoritetut opinnot, laajuudet ja arvioinnit, suunniteltu opinto-ohjelma ja hops.