Ulkoministeriö

MINISTERIÖ

1 Ministeriö

Ulkoministeriön toiminta keskittyy ulko- ja turvallisuuspolitiikkaan, kauppapolitiikkaan ja kehityspolitiikkaan sekä ulkopoliittisesti merkittäviin kansainvälisiin asioihin ja yleensä kansainvälisiin suhteisiin. Ministeriön tehtävänä on myös avustaa muita hallinnonaloja kansainvälisten asioiden yhteensovittamisessa.

ARKKI – dokumentinhallintajärjestelmä. Ministeriön sekä ulkoasiainhallinnon verkossa olevien edustustojen yhteiskäytössä oleva asiakirjojen kirjaamis- ja arkistointisovellus. Järjestelmä toimii samalla ministeriön diaarina ja sähköisenä arkistona. Järjestelmä sisältää tiedot 2.5.2001 alkaen. Rekisterin sisältö on pääsääntöisesti julkinen. Rekisteri sisältää kuitenkin ulkoasiainsalaisuuden, liikesalaisuuden ja henkilösuojan piiriin kuuluvia ei julkisia tietoja. Asiakirjan julkisuus ratkaistaan tapauskohtaisesti.

Diaari/arkistorekisteri 1982–2001. Tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia. Ei-julkisia ovat kuitenkin ulkoasiainsalaisuuden, liikesalaisuuden tai henkilösuojan perusteella ei-julkiset tiedot. Julkisuuskysymykset käsitellään tapauskohtaisesti.

Diplomaattirekisteri. Rekisteriin on koottu tietoja Suomessa toimivien ulkovaltojen edustustojen, kansainvälisten järjestöjen sekä eräiden muiden kansainvälisten instituutioiden henkilökunnasta vuodesta 1998 alkaen. Tietojärjestelmän sisältö: edustustotiedot, notifikaatiot (henkilökunta ja perheenjäsenet), oleskeluluvat ja henkilökortit, auto- ja ajokorttiasiat, kunniakonsulit sekä diplomaattilistan (The Helsinki Diplomatic List). Julkisia tietoja ovat edustustotiedot, henkilötiedot sikäli kun eivät ole salassa pidettäviä, diplomaattilista sekä kunniakonsulilista. Salassa pidettäviä tietoja ovat puhelinnumerot, osoitetiedot ja muut yhteystiedot, passin yksilöintitiedot, henkilön valokuvat sekä lisätiedot henkilöstä.

Edustustojen asemamaasta palkkaaman henkilöstön rekisteri. Rekisteri Suomen ulkomailla toimivien edustustojen palvelukseen palkatun paikallistyövoiman työsuhdeasioiden hoitoa varten. Aineisto sisältää henkilötiedot vuodesta 1990 alkaen. Aineiston sisältämät henkilötiedot ovat julkisia lukuun ottamatta salassa pidettäviä henkilötunnustietoja.

Kehitysyhteistyön varainkäytön suunnittelujärjestelmä TASU. Järjestelmää hyödynnetään kehitysyhteistyön varainkäytön suunnittelussa. Tiedot ovat vuodesta 2008 alkaen. Viralliset päätökset ovat julkisia. Ainoastaan virkakäyttöön tarkoitettuja ovat varainkäytön hankekohtaiset suunnitelman kuluvalle ja tuleville vuosille.

Riskitietokanta. Tietokantaa käytetään kaksikäyttötuotteiden, eli myös sotilaalliseen käyttöön soveltuvien hyödykkeiden vientilupien myöntämisharkinnassa. Tiedot ovat salaisia julkisuuslain (621/1999) 24 § 1 momentin perusteella. HUOM. vrt Viva-järjestelmä.

LYHTI – lähialueyhteistyön tietojärjestelmä/hankerekisteri. Rekisteri sisältää ulkoministeriön lähialueyhteistyön hankekuvaukset ja rahoituspäätökset vuodesta 1992 alkaen. Järjestelmän aihealueet: hankkeen perustiedot, luokittelut, vastuutahot, toteuttajat, rahoitus päätöspäivämääränä, yhteyshenkilö sekä ajoitus. Kaikki rekisteriin tallennetut rahoituspäätöksiä koskevat tiedot ovat julkisia.

Ulkomaalaisrekisterin viisumiasiain osarekisteri. Tietojärjestelmä on tarkoitettu ulkomaalaisten maahantuloa ja maastalähtöä sekä oleskelua ja työntekoa koskevien asioiden käsittelemistä, päätöksentekoa ja valvontaa varten, sekä lisäksi Suomen kansalaisuuden saamista, säilyttämistä ja menettämistä sekä kansalaisuusaseman määrittelemistä koskevien asioiden käsittelyä ja päätöksentekoa varten. Rekisteri sisältää viisumihakijan hakemukset liitteineen sekä kutsujina toimivien henkilöiden kutsut mahdollisine liitteineen vuodesta 2001 alkaen. Tiedot ovat pääsääntöisesti salaisia.

Viva-järjestelmä. Tietokantaa käytetään sotatarvikkeiksi kelpaavien, ns. kaksikäyttötuotteiden vientilupien ja tilastojen hallinnointiin ja tulostukseen. Tietokanta sisältää ulkoministeriölle tehdyt kaksikäyttötuotteiden vientiä koskevat hakemukset alkaen vuodesta 1995. Julkisia tietoja: viejä, tuotekuvaus, vientivalvontaluokitus, päätöspäivämäärä, määrämaa sekä tieto siitä onko myönnetty lupa yksittäislupa vai koontilupa. Salaisia ovat vientilupapäätöksiä koskevat tiedot kuten viennin arvo, ostaja ja loppukäyttäjä. HUOM. vrt. Riskitietokanta.

Valtiosopimustiedosto FSOP. Tietojärjestelmä sisältää Suomen valtiota velvoittavat valtiosopimukset alkaen vuodesta 1918. Kaikki tiedot ovat julkisia ja löytyvät internet-osoitteesta: http://www.finlex.fi/fi/sopimukset.