Tekstinkäsittely II

tekijä: Tanja Tuulikki Välisalo Viimeisin muutos maanantai 05. helmikuuta 2018, 09.28
Office Word 2010

Aloittaessasi tämän materiaalin tehtävät sinulla tulisi olla valmiina tekstidokumentti, jossa on (1) otsikoita, joissa on käytetty otsikkotyylejä, ja (2) sisällysluettelo. Tarvittaessa voit kerrata nämä materiaalin I-osassa.

Osanvaihto ja sivunumerointi

Osanvaihto

Asiakirjan jakaminen osiin on tarpeen, kun halutaan

  • erilaisia tietoja asiakirjan eri osien ylä- tai alatunnisteiseen, esimerkiksi sivunumerointi vain osaan dokumenttia
  • erilaiset sivuasetukset asiakirjan eri osiin, esimerkiksi erikokoisia sivuja tai marginaaleja tai osa sivuista pystysuuntaan, osa vaakasuuntaan

Osanvaihto tapahtuu

  1. siirtämällä kursori kohtaan, jossa osanvaihto halutaan tehdä ja 
  2. valitsemalla Sivun asettelu | Vaihdot | Seuraava sivu (Page LayoutBreaks | Next Page).

Tulostusasettelussa osanvaihto ei näy suoraan asiakirjassa, mutta luonnosnäkymässä osanvaihto näkyy kaksoisviivana ja tekstinä Osanvaihto (Section break). Eri näkymien välillä voi siirtyä ohjelmaikkunan oikean alalaidan kuvakkeilla tai valikossa Näytä (View).

Siirrä kursori aivan sisällysluettelosivun loppuun tai ensimmäisen tekstisivun alkuun. Lisää tähän kohtaan osanvaihto.

Osille erilaiset ylä- ja alatunnisteet

Jos dokumentin eri osien ylä- tai alatunnisteisiin halutaan erilainen sisältö, niin linkitys osien väliltä pitää ottaa pois päältä. Se onnistuu Ylä- ja alatunnistetyökalut (Header & Footer Tools) -välilehdellä ottamalla pois päältä toiminto Linkitä edelliseen (Link to previous). (Alla olevassa kuvassa Linkitä edelliseen -toiminto on vielä päällä.)

linkita.jpg

Kun Linkitä edelliseen -toiminto on pois päältä, niin ylä- ja alatunnisteisiin voidaan syöttää erilaisia tietoja dokumentin eri osissa.

Siirry dokumentin 2. osan ylätunnisteeseen. Poista linkitys edelliseen. Toista sama toimenpide alatunnisteessa.

Poista ylätunnisteesta kaikki tiedot dokumentin ensimmäisessä osassa. Nimi ja päiväys jäävät nyt vain toiseen osaan.

Osanvaihto ja sivunumeroinnin muotoilu

Osanvaihdon ansiosta sivunumeroinnin voi muotoilla jokaiseen osaan erilaiseksi. Sivunumeroinnin voi myös lisätä vain toisiin osiin dokumenttia tai poistaa toisista.

Sivunumerointia voi muotoilla Ylä- ja alatunnistetyökalut (Header & Footer Tools) -välilehdellä valikkokomennolla Sivunumerot | Muotoile sivunumerot (Page Numbers | Format Page Numbers). Avautuvassa ikkunassa voi määritellä

  • numeroiden muodon (arabialaiset numerot, roomalaiset numerot jne.) ja
  • jatkuuko numerointi edellisestä osasta vai alkaako se nykyisessä osassa tietystä numerosta.

Sivunumeroinnin voi lisätä Ylä- ja alatunnistetyökalut (Header & Footer Tools) -välilehdellä kohdasta Sivunumero (Page Number).

Sivunumeroinnin voi poistaa Ylä- ja alatunnistetyökalut (Header & Footer Tools) -välilehdellä kohdasta Sivunumero | Poista sivunumerot (Page Number | Delete Page Numbers).

Muokkaa dokumenttia niin, että sivunumerointi on näkyvissä vain dokumentin toisessa osassa eli heti sisällysluettelon jälkeiseltäsivulta alkaen. Määritä se alkamaan tässä osassa numerosta 1 (ellei se jo valmiiksi niin tee).

Alaviite ja ristiviite

Alaviite

Alaviite on sivun alareunassa oleva teksti, joka sisältää asiakirjan varsinaista tekstiä selventäviä lisähuomioita. Käytännössä varsinaisessa tekstissä on viitemerkki, yleensä numero, ja vastaava viitemerkki on sivun alareunassa tai dokumentin lopussa perässään itse viitteen teksti. Alaviite voi olla siis:

  • alaviitteenä sivun lopussa
  • loppuviitteenä koko dokumentin lopussa

Alaviitteet voi myöhemmin muuttaa loppuviitteiksi tai päinvastoin.

Alaviitteen voi lisätä Viittaukset (References) -välilehdeltä kohdassa Alaviitteet (Footnotes), josta valitaan

  • Lisää alaviite (Insert footnote) tai 
  • Lisää loppuviite (Insert endnote).

Alaviitteiden ja loppuviitteiden kopiointi tapahtuu kopioimalla pelkkä viitemerkki, ei viitteen tekstiä.

Alaviitteiden ja loppuviitteiden numerot pysyvät automaattisesti dokumentissa numerojärjestyksessä. 

Ristiviite

Ristiviitteitä käytetään usein tekstin sisäisissä viittauksissa, kun halutaan esimerkiksi kertoa lukijalle, missä kohdassa asiakirjaa käsitellään tarkemmin jotain tiettyä aihetta. Sen avulla voidaan viitata esimerkiksi luvun otsikkoon tai kuvaan. Jos kohdeteksti (esim. otsikko) muuttuu, niin viite säilyy silti 

Ristiviitteen valinta onnistuu valikkokomennolla Viittaukset (References) | Ristiviite (Cross-reference) ja valitsemalla avautuvasta ikkunasta 

  • Viittauksen tyyppi (Reference type),
  • Mihin... (For which...) viitataan ja
  • viittauksen sisältö Lisää viittaus (Insert reference to) -kohdasta.

Ristiviitteet voi myös päivittää, jos viittauksen sisältöön (esim. otsikon numero tai sivunumero) tulee muutoksia.

Lisää tekstiin viittaus johonkin asiakirjassa olevaan kuvaan tai taulukkoon, esim. (katso Taulukko1), niin, että teksti Taulukko 1 lisätään ristiviitteenä, ei kirjoiteta tekstinä.

Asiakirjamalli

Asiakirjamallin luominen

Asiakirjamalli(e)n tekeminen on hyödyllistä, jos käyttää usein samoja muotoiluja asiakirjoissa. Asiakirjamalliin voi siis tallentaa tyylit ja muotoilut, jolloin ne ovat aina valmiina uuteen työhön. Asiakirjamallin tallentaminen tapahtuu seuraavasti

1. Valitaan asiakirja, jonka muotoiluja halutaan käyttää myöhemminkin.

2. Tallennetaan tiedosto uudella nimellä esim. Omamalli ja valitaan tiedostotyypiksi Word-malli (Word template), jonka tiedostopääte on .dotx. Tallennuspaikaksi valitaan Microsoft Officen Templates-kansio.

3. Poistetaan dokumentista kaikki teksti, jota ei haluta mukaan uusiin dokumentteihin. Asiakirjamalliin voi olla hyödyllistä jättää esimerkiksi ylätunnisteen sisältö tai sivunumerointi.

    Asiakirjamallin käyttäminen

    Asiakirjamallia voi käyttää pohjana uudelle tiedostolle seuraavasti:

    • Avataan uusi dokumentti valinnalla Tiedosto | New (Tiedosto | Uusi).
    • Valitaan vasemman reunan valikosta Omat mallit ja sieltä juuri tallennettu asiakirjamalli.
    • Kirjoita uuteen asiakirjaan hieman tekstiä (muutamia otsikoita ja normaalia tekstiä). Voit käyttää tyylien pikakomentoja!
    • Tallenna uusi asiakirja U:-levyasemalle kurssin kansioon.

    Luo asiakirjamalli harjoitusdokumentin pohjalta. Kokeile sen käyttöä.

      Erikoismerkit

      Muutamat näppäimistön merkeistä ovat ns. aksenttimerkkejä, (¨ ~ ´ ` ^) jotka yleensä liitetään muihin merkkeihin. Tällöin kirjoitetaan ensin liitettävä aksentti ja vasta tämän jälkeen kirjain, johon aksenttimerkki halutaan liittää. Esim. â. Jos aksenttimerkki halutaan sellaisenaan, voidaan se liittää välilyöntiin.

      Lisää (Insert) -valikosta löytyy muita erikoismerkkejä valikosta Merkki (Symbol). Jos jotain merkkiä käyttää usein, se on hyvä yhdistää pikanäppäimeen esim. © näppäinyhdistelmään [Alt+C].

      Kyrilliset merkit on usein mahdollista saada päälle Windowsin tehtäväpalkin työkalusta. Klikkaa kohtaa missä näkyy valittu kieli (esim. EN), vaihda se kyrilliseksi menemällä vaihtoehdon RU päälle. Tämän jälkeen voit kirjoittaa kyrillisillä aakkosilla.

      Materiaalin ovat laatineet Pekka Makkonen, Miia Lehtola ja Tanja Välisalo.