Salassapidon soveltaminen

Salassapidon tarve voi olla välttämätöntä tai vähemmän välttämätöntä. Julkisuusperiaate edellyttää julkisuuden toteutumista mahdollisimman laajasti rajoituksista huolimatta. Esimerkiksi raha- ja valuuttapoliittisten päätösten tietynasteinen salassapito on edellytys politiikan hoitamisella, vaikka kyse onkin yhteiskunnan kannalta keskeisestä päätöksenteosta. Salassapidossa on huomioitava myös toisten perusoikeuksien, kuten yksityisyydensuojan merkitys.

Ehdottoman salassapidon salassapitovelvollisuudesta ei ole mahdollista joustaa. Salassapito ei tällöin riipu asiakirjan antamisesta johtuvista tapauskohtaisista vaikutuksista, vaan tällöin julkisuus aina tai ainakin yleensä vaarantaa salassapitointressin suojaaman edun.

Salassapidon tarve ei ole kaikkien intressien kohdalla ehdotonta, vaan joissakin tilanteissa viranomaisilla on mahdollisuus käyttää julkisuuden tulkinnassa oma harkintavaltaansa. Julkisuusolettamassa tulkinnan lähtökohtana on julkisuus, josta voidaan poiketa vain erityisistä syistä ja asiakirjan antamisesta johtuvien haitallisten vaikutusten perusteella. Salassapitoperustetta sovelletaan tällöin vain jos tiedon antaminen aiheuttaisi vahinkoa. Salassapito-olettamassa tulkinnan lähtökohtana salassapito, josta on mahdollista poiketa jos tiedon antamisesta ei ilmeisesti aiheudu haitallisia vaikutuksia.

Viranomaisella on toimivalta ja velvollisuus selvittää vahinkoedellytysten perusteet riittävästi. Vahinko voi olla luonteeltaan taloudellista tai aineetonta, haitta voi estää tai hidastaa hyväksyttävää toimintaa, ja vaaran aiheutuminen voi kohdistua järjestystä ja turvallisuutta ylläpitävään viranomaistoimintoihin. Edun vastaisuus voi liittyä yhteisön taloudelliseen etuun tai asemaan oikeussuhteen osapuolena.

Se, että viranomaiselle on asetettu salassapidolle erityinen perusteluvelvoite antaa ulkopuolisille mahdollisuuden arvioida objektiivisesti salassapidon edellytyksiä. Salassapitoa soveltaessaan viranomaisen olisikin verrattava keskenään suojattavan edun merkitystä ja asiaa koskevaa yleistä tiedonsaanti-intressiä. Salassapitointressejä olisi sovellettava asiallisesta ja tasapuolisesti. Lisäksi salassapidon tarve olisi suhteutettava julkisuusperiaatteeseen, jolloin salassapito rajoittuisi vain siihen, mikä kussakin tilanteessa on suojattavan intressin kannalta välttämätöntä.

Salassapitosäännöksiä on lisäksi sovellettava myös yleispätevästi ja riippumatta siitä, minkä viranomaisen hallussa tietopyynnön kohteena oleva asiakirja on. Salassapidon riippuvuutta ja tiedon antamisen vaikutuksia on sovellettava kussakin konkreettisessa tilanteessa erikseen. Salassapidon tarve on pystyttävä perustelemaan arvioitavissa olevilla tosiseikoilla.

Asiakirjaan on tehtävä merkintä salassa pitämisestä jos se annettu asianosaiselle ja tietojen julkistaminen voisi loukata yksityistä tai yleistä etua. Merkinnästä tulee käydä erikseen ilmi mikäli vain osa asiakirjasta, kuten esimerkiksi liite, on pidettävä salassa. Salassapito onkin pystyttävä yksilöimään ja tietoa antamaan tarvittaessa asiakirjan julkisesta osasta. Asiakirjakohtaista julkisuutta ei saa arvioida asian käsittelyn mukaisesti.

Hyväksyttävänä salassapitoperusteena voidaan pitää esimerkiksi sitä, että asiakirjan sisältö ei ole ymmärrettävissä oikein peitettyjen tietojen runsauden takia tai että tunnistetietojen peittäminenkään ei estäisi salassa pidettävien tietojen paljastumista. Sitä vastoin tiedon luovuttamisesta aiheutuva mahdollinen vaivannäkö ei ole hyväksyttävä peruste salassapidolle. Käytännössä asiakirjan julkisuustulkinnalle ongelmia aiheuttavat salassapitosäännösten tulkinnanvaraisuus, salassapitomerkinnät tai niiden puuttuminen, liike- ja ammattisalaisuuden tulkinta ja merkitys käsiteltävässä asiassa.